辦公自動化是什么

　　在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯系是溝通(Communication)、協調(Cooperation)和控制(Control)，即所謂的3C概念。溝通是工作人員之間合作的基礎，無論是日常的事務處理，還是一個決策過程，往往需要其他部門、其他人的幫助和信息支持，溝通就能夠實現工作人員之間的交流，使彼此掌握的信息能夠共享。協調則是為了保證各項工作的順利開展和沖突解決，尤其是多個部門、多個工作人員參與和決策的工作，協調就猶為重要。控制則體現了領導與被領導之間的關系，是一個決策能夠貫徹落實的保證。就一般而言，辦公管理離不開文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀和存檔。

　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。我國的OA經過從80年代末至今10多年的發展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產品，發展到今天可提供面向應用的大型協同工作產品。現在，辦公自動化到底要解決什么問題呢?我們說，辦公自動化就是用信息技術把辦公過程電子化、數字化，就是要創造一個集成的辦公環境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。具體來說，主要實現下面七個方面的功能：

　　(一)建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　(二)建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。

　　(三)實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。

　　(四)實現文檔管理的自動化。可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

　　(五)輔助辦公。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

　　(六)信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

　　(七)實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

　　OA的這些功能也就規定了它的存在范疇。OA是使政府和企業的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內實現辦公自動化應用軟件在短短10多年時間內，已經經歷了三個發展階段，實現了兩個革命性的飛躍

　　【辦公自動化程度和自動化方法】

　　目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

　　▲起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

　　▲已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

　　▲已經建立了自己的Intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

　　▲已經建立了自己的Intranet網絡;使用經二次開發的通用辦公自動化系統;能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通;通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務;Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

　　辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成;而對于第二、第三類企業，由于企業Intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高;對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

　　那么，什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：

　　▲[1]信息化尚未入門的企業

　　由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。

　　▲[2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業

　　信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

　　▲[3]缺少信息化資金準備的企業

　　信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　▲[4]已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業

　　辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

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