辦公自動化(OA)是什么

　　辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。以下是百分網小編整理的關于辦公自動化的介紹內容，歡迎閱讀!

　　辦公自動化 (新型辦公方式)

　　辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

　　OA基本概念

　　計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

　　OA未來： “以人為本”是協同的精髓

　　企業的核心管控環節包括各項事務都存在一個事前規劃預測、事中執行監控、事后分析優化的循環體系，都要有一個目標制定、分解執行落地、執行中資源協助、執行后分析優化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標績效、計劃任務管理。當我們把目光聚焦到執行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協同運營導航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達他的工作體系是怎樣的、目標是什么、執行落地的步驟該怎么操作、執行過程中所需要的資源應該從哪里獲取，以及執行的過程可以怎樣來優化等等，而這個執行的過程支撐著企業各項事務的落地和效果。因此，以人為中心是協同的精髓之所在。

　　相關工具

　　日事情是辦公自動化工具，讓辦公智能。

　　世間錘是辦公自動化工具。

　　OA功能介紹

　　OA軟件的核心應用是：流程審批、協同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具(計算器、萬年歷等)。[2]

　　OA管理平臺基于“框架+應用組件+功能定制平臺”的架構模型，主體部分由30多個子系統組成，包括信息門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管理、會務管理、任務管理、關聯項目、關聯人員、文檔管理、外部郵件、在線考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中心、在線消息、督辦系統、短信平臺、常用工具、人事管理、功能定制平臺、集成平臺、系統管理等，近萬個功能點。

　　OA的五大特性

　　OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟件就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密、實用。

　　易用性

　　沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

　　管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

　　健壯性

　　必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。

　　管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟件必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失[3] 。

　　堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用并發數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網絡速度;也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴格的并發數限制。

　　開放性

　　能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。

　　管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯性整合應用。　從技術上看，采用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。

　　嚴密性

　　必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。

　　企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。

　　實用性：80%標準化+20%個性化的絕配。

　　實用性

　　軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理發展的要求。

　　現實中，企業一方面需要軟件盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。

　　OA發展歷程

　　OA是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式[4] 。辦公自動化沒有統一的定

　　義，最后實現提高決策效能的目的。

　　第1代OA：硬件配置階段

　　第2代OA：數據處理自動化階段

　　第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段

　　第4代OA：無障礙工作流自動化階段

　　第5代OA：協同工作型辦公自動化(流程管理)

　　第6代OA：協同發展型辦公自動化(流程管理)

　　第7代OA：移動OA

　　OA軟件技術

　　九大特點

　　1.“可行性和適應性”

　　所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星!

　　所謂適應性，是指產品的實施條件和應用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。

　　核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

　　2.“前瞻性和實用性”

　　OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統今后功能擴展、應用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

　　3. “先進性和成熟性”

　　先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟件系統、硬件設備、開發工具、軟件產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

　　4. “開放性和標準性”

　　數據孤島、信息孤島、應用孤島，已經成為多年信息化建設后的后遺癥，而解決這些孤島的關鍵因素在于開放，解決這些孤島的效率取決于標準化。

　　如同我們的插座和插頭的關系、如同我們的外設和usb口的關系，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

　　在當前和未來，OA系統需要輕松與各種操作系統、中間件、數據庫、業務系統及工具軟件進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

　　5. “可靠性和穩定性”

　　OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問題后能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

　　6. “安全性和保密性[3] ”

　　OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境和不同的存儲設備，采取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的權限控制等以確保系統的安全性。

　　其中，采取的措施包括但不限于以下

　　平臺安全：架構設計考慮安全性要求，平臺軟件達到安全設計標準。

　　應用安全：權限控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。

　　數據安全：支持文檔安全軟件整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，并且可以VPN等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防御系統、防火墻的應用。

　　容災備份：支持各種容災的軟硬件設備的使用等。

　　管理安全：提供完善的日志功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統應用的安全

　　密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

　　系統網卡MAC和IP的綁定;支持CA認證、數字簽名加密技術;支持電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支持安全套接(SSL)技術;軟件系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據范圍授權結合;

　　系統有整體的用戶/權限管理體系，可統一進行用戶/權限的管理，實現到字段級的查詢、修改、管理權限控制;系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。

　　7. “可擴展性和易維護性”

　　為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟件系統的擴展和維護擴展。

　　因此，在OA軟件系統的開發設計中，需要考慮到應用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易于管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的應用與服務模塊。一方面當應用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加服務器的方式來支撐新的壓力要求;一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用;另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過插件和模塊定制平臺的方式，輕松實現業務的擴展。

　　在設備選擇及網絡方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬件設備的互連互通;在軟件上支持跨平臺和開放數據接口，便于與其它系統軟件互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的應用、門戶、數據等各層面上無縫連接。

　　系統的管理和維護，應該采用集權和分權相平衡的思想，如OA產品設置了系統管理、應用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

　　利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定制界面數據項的顯示;同時在網絡或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網絡系統的抗干擾能力。

　　8. “美觀性和易用性”

　　系統用戶界面的設計采用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改(增強標簽分類特性)，注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

　　作為全員應用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品采用B/S的登錄方式、可以采用電腦、手機等各種方式下登錄，采用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，并且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易于用戶掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡便、易于操作、方便實用為準則。

　　嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著度; 提供統一的訪問地址，便于用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以后快速訪問系統;具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化;

　　美觀性，相比易用性來講并不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然后持續感動你的往往是她的內在。

　　9. “大并發能力支撐”

　　作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟件系統的開發設計，應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務器和數據庫服務器分離技術，從而支持數萬用戶同時在線和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統響應能力下降。

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