擺脫管理者的四大誤區
最近我常常接受邀請到企業做一些專題培訓。主管們抱怨得最多的是：千里馬難尋員工的素質不高，工作被動。這讓我想起一部美國電影的場面：監獄發生暴動，新聞記者訪問州長有什么改善措施，州長回答道：“我們的監獄永遠不會變得更好，除非進來的犯人的素質可以提高。”認同這種態度的管理者，常常把員工的失敗歸咎于員工的個人問題，而很少檢討自己管理工作中的失誤。
失誤一：管理者和員工都不清楚該職位的工作職責和內容是什么
一位新上任的部門經理，三個月內換了幾任秘書，每一個秘書都對接手的人抱怨說這位經理太難侍候，不知道怎樣才能讓他滿意。有一天，這位經理問我到哪里才能招到一個好秘書。我問他：你認為一個好秘書應該做些什么工作?他說：應該盡職盡責，自覺主動地做好份內工作。
我請他將秘書的職責和份內工作一點一點地寫出來，這位經理寫了幾點便寫不下去了。他才發現，連他自己也不知道秘書該干些什么，因此，他請的秘書常常閑著不知道干什么也是很正常的。
我建議這位經理去請教一些資深經理，將秘書每天、每周、每月的例行工作列成一張職責表，而且將一些可能會出現的問題也寫出來，然后，拿著這份職責表跟秘書探討能否勝任，遇到問題如何解決。
管理者的基本責任是：列出下屬員工的工作職責表，它告訴員工你對他的工作期望是什么，同時你也清楚，你對員工的工作期望是什么。
失誤二：管理者不了解員工在做什么，對員工產生猜忌
在辦公室里，我們常常會遇到這樣一幕：
上司：我真不知道你一天到晚都在忙些什么，交代那么點兒小事都做不好。
下屬：我在做……
上司：什么?!這些事要花那么長的時間?!
為了避免這種場面發生，我總是要求下屬寫工作日記，即每天下班前花15分鐘將當天所做的事用流水帳的方式記錄下來。尤其是做行政事務性工作的員工。我喜歡跟他們說以下這番話：
好記性不如爛筆頭。因為行政工作大多是瑣碎單調而且是重復的，每天忙忙碌碌，卻見不到成效，不像做業務，有數據可以說明成績。如果做對了99件事，沒有人會提起，但做錯了一件事，大家便會牢牢記住。假如大家問你到底忙些什么，你真的還想不起來多少。因此，寫工作日記尤其重要。開始的日子我會定期看工作日記，假設我對某位員工的工作表現不滿，我會通過閱讀他的工作日記，知道他的問題所在，再找他談話。