歌詞忘不了你的好

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　　引言

　　商務英語信函屬于實用文體的一種類型，是人們在長期使用中逐漸形成的一種特有的語篇形式，具有區別于其他英語語篇體裁的一種認知結構。不同的語本篇體裁通常具有不同的結構特征。那么商務英語信函這種特有的 體裁形式又是如何建構，所建構語篇又是如何發揮其功能作用來達到其交際目的的。為了弄清以上問題， 本文的討論著重以下幾個方面:

　　1、什么是 商務英語信函的體式，人們運用它進行商務活動交往時， 應當注意些什么;

　　2、商英語務信函的交際目的是什么;

　　3、 體裁如何制約商務英語信函(語篇)的建構;

　　4、 商務英語信函(語篇)在各個層面上是如何通過語言來體現的。

　　何謂 體裁 體裁(genre)一詞是法語，意為“類型” ，一般用于文學和修辭學領域。“ 體裁”是文體研究的對象之一。古今中外， 對此的研究不乏其本

　　人。早在我國古代劉勰所著的《文心雕龍》中， 就有“不同 體裁有與之相匹配的不同的語體之說。”古羅馬思想家賀拉斯則把 體裁的規范說成是“習慣”。他認為， 當作家更新創造新的語言文體時，又“都要看‘習慣’喜歡怎樣，‘習慣’是語言的制裁， 它給語言制定法律和標準”。在文學創作中，體裁是共同遵守的語言規則。寫詩要像詩，寫散文要像散文， 決不能違反本

　　他們各自的 體裁規則， 把詩寫成散文， 而把散文寫成詩。因此， 從狹義上講，“ 體裁”是指“不同文學類型的體式規范(童慶炳 1994: 103)。”隨著語言學的不斷發展和研究的進一步深入，“ 體裁”這一術語也廣泛應用于語篇分析中。從廣義上講，“ 體裁”可以用來指各種類別的語篇， 諸如， 論文、廣告、法律文件、科技文章等， 甚至于在分析“購物”、“看病”等言語事件也離不開使用“ 體裁”這一術語。這就是說，“ 體裁”已經不局限于文學作品的研究中， 它可用于任何的語篇研究， 說明語篇的類型。有不同的語篇就有不同的 體裁。在話語分析、篇章語言學和文體學等領域， 語言學家的本

　　研究也不僅局限于對語篇的詞匯、語法等語言層面的描述， 而且更多注意對語篇的宏觀結構和交際功能的深層解釋。對語篇的研究從一般向特殊擴展， 并將某一特殊語言現象和某種語篇類型聯系在一起，試圖從語篇的角度，揭示語篇體裁的性質，解釋不同語篇 體裁在不同語境的表現形式。

　　關于 商務英語信函體裁研究的幾個問題

　　1、 商務英語信函體裁的體式規范 '

　　商務英語信函 體裁是交際事件的一種類別， 一種在商務活動中進行交際的工具或媒介， 為實現做生意這一交際目的在社會文化語境中起交際作用。在其交際目的作用之下， 商務信函具有內部結構特征鮮明的特點， 因而具有區別于其它信件的基本程式。由于特定的本目的和特定的程式， 構成了商務信函獨特的語篇 體裁。商務信函 體裁的形成， 不是某個人某個時候的規定， 而是人類共同創造的結果， 是長期實踐的產物。因此， 商務信函(語篇)是一種約定俗成的體式。人們在建構商務信函(語篇)時， 必須遵守這種語篇 體裁所要求的體式規范。

　　2、 商務英語信函的交際目的

　　一個語篇如果不具有社會功能和交際目的， 就會變得毫無意義。要清楚了解商務信函的 體裁結構， 了解其交際目的非常重要， 因為它是區分其它語篇 體裁的最重要標準。顧客在商店與售貨員的交往活動， 其目的是“購物” ; 而病人去醫院與醫生打交道， 其目的是“看病”。人們不會混淆“購物”和“看病”兩個交際事件， 是因為在同一文化背景下， 這兩個交際事件在社會交往中常重復出現， 其顯著特點是具有能被人們確認和理解的、并能很好區分兩者各自不同的交際目的。商務貿易往來也不例外， 同樣可以看作是一個交際事件， 是一種在本商貿范圍內有目的的交往， 或者說是一項有階段、有目的的社會活動。無論把商務信函視為“交際事件”或者是“社會活動” ， 其交際目的都是非常明確的。商務信函的目的是做生意， 但由于商務活動的每一個步驟不同， 因而具體的目的也不盡相同。建立業務關系的信函， 是擴展業務和增加營業額; 推銷信的目的是刺激購買; 索賠信的目的則是要得到更好的服務或合理的賠償。

　　3、 體裁對商務英語信函(語篇)建構的制約作用

　　既然在建構 商務英語信函(語篇)時， 必須遵守商務信函的體式規范， 那么， 體裁對商務信函(語篇)的建構又具有什么樣的制約力呢?商務活動是一個有階段、有步驟的活動， 這些活動可用書信的形式進行。他們包括了“建立業務關系”、“詢價和定貨”、“報價”、“付款”、“裝運”等信函。這些不同的商務信本函卻有著相同的情景語境內容， 即相同的變量因素: 語場(f ield)—— 做生意; 語旨( teno r)——買方和賣方的關系; 語式(mode)—— 書信形式。在這些因素的限制作用之下， 他們構成了特有的語篇體裁。如:　從上面的信函格式中可以看到 商務英語信函有14 個步驟。它們分別是: 案頭、案號、日期、封內地址、注意項、稱呼、事由、正文、結尾敬語、簽名、縮寫名、附件、分送標志、附言。這些步驟中有些是限制性的， 即是不可缺少的部分(如: 信頭、封內地址、日期、 稱呼、正文、信尾敬語、簽名)。有些是可選擇性的，即是可有可無的部分(如: 案號、注意項、事由、縮寫名、附件、分送標志、附言)。限制性部分構成了商務信函的基本框架， 他們的每一個步驟都是排列有序的， 有先有后， 不能隨意打亂。否則， 就不是正確的商務信函或根本就不是信函。然而，同類體裁的語篇并不是一成不變的， 它們可以存在多方面的差異， 但如果具有相同的目的， 它們仍屬于同類語篇，如商務信函本中有建立關系語篇、詢價語篇、銷售語篇和索賠語篇等等。每一種語篇可在商務信函 體裁的基本框架下， 根據不同的需要對正文部分做相應的改動， 這樣便構成了商務信函的不同次類(sub- genre)。下面讓我們對兩封信正文部分的語篇作一比較:

　　(1 )Dear Sir，

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　　4)W e look fo rw ard to your ear ly rep ly .Yours faithfully，很顯然在這兩封信中， 我們一眼就可以辨別出信(1)是詢價信， 信(2)是索賠信。因為這兩個語篇 體裁的內部結構特征鮮明，詢價信的 體裁結構有四個語步: 1)告知如何取得收信人情況; 2)自我介紹有關經營的業務范圍; 3)提出請求; 4)要求盡早回復。索賠信的 體裁結構也有四個語步， 他們是: 1)確認來函; 2)申訴投訴及說明投訴內容; 3)要求退貨; 4)敦促回復。人們對這兩個語篇的 體裁及其內在結構十分熟悉， 這兩個語篇在建構時， 一方面遵守了商務信函的 體裁規范， 另一方面又本體現了詢價信和索賠信各自英語語篇的 體裁特點。 體裁的理據同樣制約著商務信函的內容和形式， 做生意的人不能違反這種制約性， 寫商務信函時必須遵循信函的理據模式。詢價信的開頭， 詳細告知詢價項目和細則， 并說明其他請求，接著解釋選擇與收信人公司接洽的原因， 最后要求對方盡早回復。其理據是買方希望進一步了解有關產品的情況， 如對產品感興趣， 且價格合理， 買賣雙方就有可能建立起業務關系。而寫索賠信時， 語氣要委婉， 措辭要謹慎， 以便對方讀了此信后能采取合作的態度。同時對事實的陳述要做到有理有據， 這樣對方才易于接受， 最終使自己能得到更好的服務或合理的賠償。其 體裁的理據是雙方盡可能就索賠問題能達成一致， 以后的業務往來還應該繼續。它的本理據模式是: 1)詳盡陳述事實， 告知問題所在; 2)解釋可能的問題起因， 并說明此問題帶來的不便或損失; 3)說明希望對方如何解決問題(如: 要求換貨， 給予合理的交貨日期等)。

　　4、 商務英語信函體裁的體現形式

　　“一個語篇 體裁的體現樣式通常是由特定的語言結構充當(黃國文 2001: 126)。”圍繞著做生意的目的， 商務信函又是如何體現這種語言結構的呢? 商務英語信函的語言結構可表現為多方面， 具體分析可以在三個層面展開。

　　(1)在詞匯——語法層面上

　　在英語商務信函中， 詞匯的使用具有鮮明的 體裁特征。信函前面稱呼是Sir， 而不是John; 后面的結尾敬語是yours sincere2ly 而不是yours， 這是本

　　商務信函與個人信函的最大區別。詞匯使用的這種差異同樣體現在句子中， 商務信函的用語多屬于書卷詞語范疇， 同時， 句子結構也有其特定的寫作要求， 且有時用被動態。試比較:a) Iw as so r ry to learn that you no longer require our ser2vices .

　　b) L earning that you no longer require our services w as agreat disappo intment to me .

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　　b) T ranspo r tat ion and insurance co st are included in thep r ices quo ted .從以上的比較中， 我們可以看到， 每組b)中的句子更具有商務信函的特征。

　　(2)在語用層面上

　　商務信函交際對象的關系是買方和賣方的關系， 信函的書寫一般采用誠懇、積極合作的語氣， 這樣才有助于與對方建立良好的關系。同時在商務信函中， 盡可能表現出友好和禮貌的態度， 給人以一種信任感。下面每一組a)中的句子帶有消極的語氣， 而b)的句子語氣則顯得積極肯定。

　　a) It is no t our fault if you do no t check w hether the goodsare sat isfacto ry on delivery .

　　b) I am af raid customers are expected to check that goodsare sat isfacto ry on delivery .

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　　b) P roblem s of th is type are far less common w ith ourmo re advanced model .

　　a) W e do no t have the t ime to send our Sales Rep resenta2t ive to see you . He is busy dealing w ith larger accounts thanyours .

　　b) W e shall be happy to send our Sales Rep resentat ive tovisit you as soon as h is heavy schedule perm its .此外， 商務信函的語篇通常會體現出以下的交際策略: 1)清晰。商務信函各個要點的組織符合邏輯順序， 整個語篇脈絡清楚， 意思明確， 重點突出， 讓人一目了然。2)簡潔。簡潔就是指商務信函屬于言簡意賅的語篇， 最明顯的是表現在詞匯——語法層面上。

　　(3)在語篇宏觀結構層面上

　　語篇模式是近年來語言學家在研究語篇 體裁所運用的一種方式。語篇體裁的不同，不僅體現了語言風格的異同，同時也體現了語篇建構的差別。體裁制約著本語篇的結構，語篇模式就是這種制約的結果。下面讓我們運用語篇模式對 商務英語信函中的銷售語篇的宏觀結構進行分析。

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　　這封銷售信分有兩個部分， 前七段為第一部分; 最后一段為第二部分。在這封信函的第一部分中包含了提問——回答型、問題——解決型、概括——具體型三種模式。下面讓我們分別進行分析。首先， 這部分是以一問一答的方式構成語篇的， 信文的第一句設置了一個問題， 接著通過語篇的擴展對這個問題給予回答。很顯然， 這是一個提問——回答型的語篇模式， 也可看作問題——解決型語篇模式， 第一段是問題的提出， 二至七段是針對這一問題所提供的解決辦法。進一步觀察還可發現， 在回答ö解決辦法部分鑲嵌著概括——具體型的模式， 如第三段是對新產品做總體介紹， 而第四、五、六、七段分別對產品從多方位進行功能性介紹(精確、快捷、方便) ， 即: 概括陳述——具體陳述1——具體陳述 2——具體陳述 3。由此可見， 在這個語篇中， 提問——回答型、問題- 解決型、概括- 具體型三種模式巧妙地交織在一起， 構成了銷售信函第一部分的宏觀結構。

　　小結

　　商務英語信函是一種體裁形式，是有別于其他書面本

　　語的特有的語篇類型。商務活動有明確的交際目的。不同的商務活動決定不同的商務信函次類， 無論哪一種商務信函都是圍繞做生意這一商務活動目的形成特有的語篇的。商務英語信函是在其語篇 體裁的限制作用之下建構的，即，語篇體裁本對商務信函具有制約力。它不但體現在語言使用的層面上，而且還體現在宏觀結構的層面上。對商務英語信函進行 體裁分析，使我們能進一步地看清信函特有的功能特征(即交際目的)以及為達到目的所體現出的語言使用策略，也是認識商務信函的語篇結構的一種十分有效的方法。

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