最新版會議室管理制度

時間：2022-12-23 19:58:36 制度我要投稿

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最新版會議室管理制度

　　在當下社會，很多情況下我們都會接觸到制度，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家整理的最新版會議室管理制度，希望能夠幫助到大家。

最新版會議室管理制度

最新版會議室管理制度2

　　1、目的

　　為規范公司總部會議室的使用和管理，并使其制度化、合理化，更好的為公司與會人員提供優質的服務和良好的會議環境，防范會議室設備使用過程中可能存在的損壞，從而更好體現公司的整體形象，特制訂本辦法。

　　2、適用范圍

　　公司總部的各類型會議室。

　　3、術語

　　原則：歸口管理原則，分工負責原則;有效控制原則;資源共享原則，快速處理原則，責任追究原則。

　　4、職責

　　4.1公關傳播部職責

　　4.1.1公關傳播部負責《會議室管理操作規范》的制定(修訂)，以及在制度實施的整個過程中的考核工作，督促各部門嚴格執行，保證制度的順利實施。

　　4.1.2公關傳播部負責各部門會議室的統一分配，嚴格結合會議性質、會議重要性等，將會議室按需求分配給各部門。

　　4.1.3公關傳播部負責檢查會議室內的.設施、流動用品等的日常使用情況:每日定時進行會議室點檢，點檢的內容主要包含環境衛生﹑物品設施等狀態，并填寫《會議室點檢表》，詳見附件;

　　4.2綜合管理部職責

　　4.2.1綜合管理部負責會議室管理系統的制作和維護;各類電子設備和設施由綜合管理部指定專人管理調試。

　　4.2.2綜合管理部負責公司對會議室系統設備的要求和提出規劃及采購到位。

　　4.3各部門職責

　　4.3.1各部門負責根據會議室申請流程預定會議室，不得隨意更改已申請過的會議;

　　4.3.2各部門重要接待會議，由公關傳播部根據實際需要安排各項會務，各部門日常召開會議使用會議室，需自行安排會議服務人員;

　　4.3.3公司各部門使用會議室時有對會議室用品及衛生維護的責任，用完會議室鑰匙應立即歸還。

　　5、具體內容

　　5.1會議室使用申請流程及規定

　　5.1.1.為避免會議發生沖突，各部門如需使用會議室，須由相關部門進行申請，并做好登記。原則上按先后順序，如有特殊情況，需要雙方共同協商，從而達成一致。

　　5.1.2使用會議室的順序是先預定先使用，但如若有公司級分管副總經理以上領導需臨時使用，各相關部門必須做相應的調換或推遲;

　　5.1.3.臨時召開會議需要使用會議室時，要及時向會議室負責人提出申請并登記使用情況;

　　5.1.4若實際情況有變，不需要使用會議室必須提前半天向會議室管理員取消預定時間;

　　5.1.5各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等，如有需要其他部門協辦的事項，請提前聯系需協辦部門領導。

　　5.2會議室使用及維護

　　5.2.1會議過程中，使用人負責維護會議室內的各類設備完好性，提醒參會人員愛護會議室內的一切設備;

　　5.2.2在使用過程中，一旦發現有對會議室內設施造成人為損害和資源(白板筆、紙杯等)浪費的行為，公關傳播部將對其個人進行照價賠償的處罰，情況惡劣者將按公司相關的規章制度進行處罰;

　　5.2.3整個會議過程中，會議組織者有責任維護會議室內的環境衛生;

　　5.2.4會議結束后，會議組織者負責將會議室內的廢棄物收拾整潔，恢復會前使用狀態，如未做整理或整理不到位者，次數達三次以上，將進行通報批評;

　　5.2.5會議結束后，會議組織者負責通知會議管理員清點會議室固定資產，確保設備完好,會議組織者方可離開;

　　5.2.6會議組織者會前應對會場進行檢查，如發現物品損壞和丟失，要及時與公關傳播部聯系，如不上報，則承擔全部責任。

　　5.2.7在使用期間，在會議室發生的任何事故和意外責任由使用部門承擔。

　　6、考核措施

　　6.1各職能部門不按規定私自使用會議室時，將給予各事業部綜合管理部負責人負激勵100元/次(臨時緊急性會議需電話通知后方可使用);

　　6.2各職能部門在會議期間桌椅等設備有破損的，每一處將給予組織會議的負責人負激勵200元;會后物品擺放不整齊、垃圾不清理、鑰匙不及時歸還的，給予各會議組織部門負責人負激勵100元;

　　6.3未經允許隨意調試造成電器等音響設備損壞影響會議使用情況的，每一次將給予各事業部綜合管理部負責人或職能部門負責人負激勵200-500元;損壞物品、器材需按原價1.5倍賠償;

　　7、附則

　　7.1本制度由公關傳播部負責解釋;

　　7.2本制度自簽發之日起生效;

　　8、附件

　　附件

　　一、《會議使用登記表》

　　二、《會議分配明細表》

　　三、《會議點檢表》

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