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案卷管理制度
在社會發展不斷提速的今天，制度使用的頻率越來越高，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編收集整理的案卷管理制度，歡迎大家分享。
一、目的
為真實記載企業發展歷程，保存企業經營、管理重要資料，同時為企業經營、管理，提供真實可靠的檔案依據，特制定本制度。
二、檔案建立和使用
1、檔案工作的任務：收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案，各企業要對企業的所有檔案建立索引目錄。
2、保管年限：
1）財務檔案依國家《會計檔案管理辦法》執行；
2）企業內部檔案保管年限為永久保存。
2、范圍：文字材料、證照、證書、圖紙、實物、電子聲像等。
3、立卷。檔案室應在年初組織有關人員擬訂“案卷目錄”，按照文件的名稱、問題、作者等特征進行立卷。卷內文件應統一注號，并在卷后附入備考表，注明卷內情況。重要的文件除原稿外，可保存兩份，必要時分兩卷保管，其中一卷可暫不裝訂。
4、檔案借閱。調閱檔案只限在公司內部查閱，不能帶出，必須帶離公司的，要經過行政辦公室批準。調卷人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需經行政辦公室批準。如果是密級文件，必須經總裁批準。
5、檔案的銷毀：
1）任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；
2）沒存檔價值的公文，經過主管領導人鑒別，并報各企業總經理批準，可定期銷毀。銷毀秘密文件要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不泄密。
三、分類
1、文書檔案：指企業運營過程中，各項經營管理活動所形成的有保存價值的文件或資料。
2、會計檔案：指記載企業財務活動所形成的各種票據、憑證、賬、表。
3、審計檔案：指審計部門在進行審計監督或審計調查活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。
4、人事檔案指員工入職到離職過程中形成的個人信息表格、合同等。
5、營銷檔案指進行營銷活動或者品牌形象活動時形成的計劃、方案、講話稿、報樣等文字資料，以及照片、攝像等記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，并可在通信網絡上傳輸的文件。
6、工程項目檔案：房屋建筑物及配套設施圖紙、改造工程項目資料、重要設備原始資料。
7、記錄企業發展歷程，定期收錄和制作企業大事跡的影像、文字，且連續性的歷史檔案。
四、職責
1、各公司總經理是本企業檔案工作的第一責任人，負責本企業檔案資料管理的領導工作，行政部負責檔案管理工作。
2、各公司專職（兼職）檔案人員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、提供、利用本公司各類檔案及有關資料。
3、行政人事部負責指導、監督、檢查各項目公司檔案工作。
4、財務部負責會計檔案的統一管理工作。
5、審計部負責審計檔案的統一管理工作。
6、人事檔案的管理：高管檔案及集團本部員工的人事檔案由集團人力資源部負責管理，各單位基層干部、員工的檔案由各公司負責管理。
7、營銷類檔案的管理：各公司負責管理各項營銷活動、品牌形象活動中形成的照片、光盤、錄像帶等載體性及文字性的文件材料。
8、工程項目檔案管理：各公司行政部門負責建檔、管理，房屋及配套施工圖紙、改造工程項目資料及重要設備原始資料，其它需保存的檔案資料由業務管理部門負責保管。
五、基本原則
1、檔案實行分級管理，總裁辦負責集團級各項檔案工作，同時負責集團范圍內永久性檔案的保管等工作，各公司負責本級檔案收集、整理、保管等各項工作。
2、檔案收集要齊全、完整、準確；隨辦隨歸，每半年上交歸檔一次。
3、檔案利用要遵循集團保密制度，按管理權限閱讀和審批。
六、監督與檢查
1、集團總裁辦負責組織各公司的（專）兼職檔案人員的業務培訓；
2、集團總裁辦負責全集團的檔案檢查工作；
3、集團總裁辦負責檔案管理制度落實的檢查監督工作。
七、罰則
（一）因工作疏忽出現下列情況之一，并尚未造成嚴重后果或經濟損失，視情節給予警告處分，檔案管理員處連帶責任。
1、未按規定要求上交檔案，并經督促在期限內仍未交齊者；
2、檔案借閱超過約定時間未歸還；
3、使用者造成丟失、損壞、擅自拆卷，對檔案涂改、或轉借他人；
4、檔案利用者擅自摘錄、復制或翻印檔案內容；
5、在案卷上圈點、劃線、寫字、折疊。
6、重要檔案不及時建檔。
7、檔案管理出現丟失、損壞等。
（二）因工作疏忽丟失或損毀檔案，并造成經濟或名譽損失的給予記過處分。
八、附則
（一）本制度由集團總裁辦起草并負責解釋；
（二）本制度頒布之日起實施。
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