外貿公司跟單業務員實習周記

時間：2025-10-30 11:25:27 曉映實習周記我要投稿

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外貿公司跟單業務員實習周記

　　時間過得真快啊，眨眼間，一個星期已經過去了，我們既增長了見識，也鍛煉自身，是時候仔細地寫一篇周記了。為了讓您不再為寫周記頭疼，以下是小編精心整理的外貿公司跟單業務員實習周記，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

外貿公司跟單業務員實習周記

　　外貿公司跟單業務員實習周記 1

　　第一

　　經過2個多星期艱苦的找工作應聘經歷，在最后決定來現在的公司之前，我一直處在比較痛苦的掙扎與選擇之中，因為有另一家招業務跟單員的公司也叫我過去上班，最后不明就里糊里糊涂選擇現在這家做外貿業務的工作。

　　第一天的上班，老板還沒給我安裝辦公電腦，要求我先熟悉公司的產品。于是我向同事要了一些有關公司產品的資料。前幾天我都一直在看公司的產品目錄，一堆堆的技術參數讓我頭暈目眩，遇到不懂的我就問問身邊的同事。但是她們都在忙，也不想經常地打擾她們工作，于是我就把一些重要的資料都抄在筆記本，以方便記憶。之后配了電腦，我在網上了解到一些關于開展外貿業務的B2B網站，也注冊了一個免費的阿里巴巴賬號。

　　于是我嘗試找找與公司相關產品的求購信息，后來加了一個國內的求購商，由于自己對產品不熟悉，所以溝通過程中很不順暢。在這之后我決心一定要全面地熟悉產品。

　　第二

　　經過好幾天的摸索，我對操作阿里巴巴平臺逐漸熟悉起來。這個星期的主要任務是把公司的相關產品上傳到阿里巴巴。由于公司很多的產品資料都不太齊全（沒有work文檔），所以我得把產品目錄冊關于產品的介紹整理為word文檔形式，這可花了我不少的時間和精神。這之后我就正式開始在阿里巴巴上發布產品信息。經過幾天的努力，我上傳了好幾個系列的產品。同事告訴我要經常更新已經上傳的產品，這樣才能提高產品的曝光率，從而提升產品的被點擊率。

　　為了提高公司以及公司產品的知名度，我也注冊好幾個其他免費的B2B網站，同時也發布了相關的`產品信息。只希望我的努力能得到回報。

　　第三

　　20XX年XX月XX日，我收到一個來自美國的關于節能燈的詢盤，因為是第一次，所以我也十分重視。花了差不多一個上午的時間整理報價函，然后發了出去。于是天天期盼這美國客戶的回復，可是一個星期過去，仍然沒有消息。我把這件事告訴了一個同事，她說，這是很正常的情況，很多客戶只是為了試探一下產品價格，所以也不要對此抱太大的希望。

　　這個星期我適時地更新阿里巴巴的產品，同時也經常留意阿里巴巴上最新的求購信息。看到有在線的就直接跟他們聊（奇怪的是很多都不搭理），不在線的只能通過系統發郵件。然而前前后后我發了不少的開發信，都是一去不復返的。這讓我信心大受打擊。后來慢慢的我明白了一個道理，發一百封開發郵件有一個客戶回復已經很不錯了，做業務真的很需要耐心，同時運氣也非常重要。于是我重新調整自己的心態，不要急于求進，學會耐心，相信機會總是留給有充分準備的人。

　　外貿公司跟單業務員實習周記 2

　　外貿公司跟單業務員實習周記一篇：

　　一、本周工作內容

　　崗前培訓：了解跟單核心框架

　　師傅帶教時先梳理了外貿跟單的全流程：從客戶下單（PO 單確認）→ 工廠生產跟進→ 單證制作（箱單、發票、報關單）→ 物流對接→ 客戶收貨確認，每個環節都標注了關鍵節點（如生產交期、報關截止時間）。同時學習了公司常用系統（ERP 訂單管理系統、郵件管理系統），練習錄入模擬訂單信息，熟悉 “訂單狀態跟蹤表” 的填寫規范（需記錄客戶名稱、產品型號、數量、交期、付款方式等）。

　　輔助整理單據：認識基礎單證

　　協助整理過往訂單的單證檔案，分類整理商業發票（Commercial Invoice）、裝箱單（Packing List）、提單（Bill of Lading）等，師傅特別強調：“發票上的產品描述要與 PO 單完全一致，數量、金額不能有分毫誤差，否則會影響客戶清關。” 我還發現不同客戶對單據格式有特殊要求，比如德國客戶需要在箱單上標注 “CE 認證編號”，美國客戶則要求注明 “HS 編碼”。

　　初步對接工廠：學習溝通話術

　　跟隨師傅給合作工廠打電話，確認某批餐桌布的生產進度。師傅示范時會先報訂單編號（如 “PO-2025001”），再明確詢問 “目前面料裁剪是否完成？能否按 9 月 10 日的交期發貨？”，并同步記錄工廠反饋的問題（如 “藍色面料庫存不足，需推遲 2 天”）。我嘗試跟進另一筆訂單，因緊張漏問了 “是否需要客戶確認顏色樣品”，師傅提醒：“跟單就是要‘多問一句’，避免后續返工。”

　　二、遇到的問題與解決方法

　　問題 1：記混不同單證的用途，比如分不清 “形式發票（PI）” 和 “商業發票（CI）” 的區別。

　　解決：師傅用 “時間節點” 幫我區分 ——PI 用于客戶下單前確認價格和條款（非正式），CI 用于報關和客戶清關（正式，需蓋章），并找了兩份真實單據對比，標注關鍵差異點（如 PI 無 “報關專用章”，CI 需注明 “Payment Term”）。

　　問題 2：在 ERP 系統錄入訂單時，因不熟悉產品型號（如 “TC-08” 和 “TC-08A” 僅差一個字母，對應不同尺寸），導致錄錯 2 條信息。

　　解決：師傅讓我整理 “產品型號對照表”，標注每個型號的尺寸、顏色、材質，錄入前先與銷售確認，錄完后再核對 3 遍，確保信息無誤。

　　三、本周收獲與感悟

　　技能上：從 “完全不懂跟單” 到能獨立完成單據整理、簡單工廠溝通，明確了 “跟單的核心是‘細致’和‘主動’”—— 每個數字、每個條款都關系到訂單能否順利交付，不能有絲毫馬虎。

　　認知上：原來跟單不是 “被動等信息”，而是要 “主動追進度”，比如提前 3 天提醒工廠交期，及時同步客戶生產情況，才能避免延誤。

　　下周計劃：學習制作箱單和發票，嘗試獨立跟進 1 筆小訂單的生產進度。

　　外貿公司跟單業務員實習周記二篇

　　一、本周工作內容

　　獨立跟進首筆小訂單：從 PO 確認到生產跟蹤

　　師傅分配了 1 筆給美國客戶的蠟燭臺訂單（PO-2025008，數量 500 個，交期 9 月 15 日），讓我全程跟進。第一步是確認 PO 單：客戶發來的. PO 中 “包裝要求” 寫的是 “Standard Packing”，我記得公司默認是 “10 個 / 箱”，但為避免誤解，還是發郵件向客戶確認，客戶回復 “需 5 個 / 箱，貼英文警示標簽”，及時調整后避免了包裝錯誤。

　　隨后對接工廠，每周 2 次確認進度：周一電話詢問 “模具調試是否完成”，周三跟進 “是否開始噴漆”，并將進度同步到 “訂單跟蹤表”，標注 “9 月 8 日完成生產，9 月 10 日可發貨”，比原定交期提前 5 天，師傅夸我 “進度跟蹤很及時”。

　　學習制作箱單與商業發票：掌握規范格式

　　基于上述訂單，師傅教我用公司模板制作單證：

　　箱單：需按 “箱號→產品型號→數量→毛重 / 凈重→體積” 的順序填寫，比如 “Carton 1: Model CT-01, Qty 5pcs, G.W. 3.2kg, N.W. 2.8kg, Volume 0.02m”，且總數量、總毛重需與訂單一致；

　　商業發票：注明 “Invoice No.（按公司編碼規則：INV-2025008）”“Shipment Term（FOB Shanghai）”“Payment Term（T/T 30% in advance, 70% against B/L copy）”，并附上客戶 PO 編號，方便客戶核對。

　　我第一次制作時漏填了 “箱單的總體積”，師傅提醒：“體積關系到物流報價和集裝箱裝載，必須準確，可按‘長 × 寬 × 高 × 箱數’計算。”

　　協助物流對接：了解報關前置準備

　　訂單生產完成后，需聯系貨代安排報關。師傅讓我整理報關所需資料：箱單、發票、報關委托書、產品商檢單（公司有長期合作的商檢機構），并核對 “報關單” 上的 HS 編碼（蠟燭臺對應 “94055000”）是否正確。貨代反饋 “需提供產品的‘非木質包裝證明’”，我立即聯系工廠開具，確保報關資料齊全，避免延誤報關時間。

　　二、遇到的問題與解決方法

　　問題 1：制作發票時，將 “FOB Shanghai” 誤寫成 “FOB Shenzhen”，客戶郵件指出錯誤，要求重發。

　　解決：師傅幫我梳理 “常用貿易術語對照表”，標注每個術語對應的港口責任（如 FOB 后接出口港），并要求我制作單證后，先核對 “訂單 PO、產品信息、貿易術語” 三個核心要素，再發給客戶。

　　問題 2：工廠反饋 “部分蠟燭臺噴漆有瑕疵，需返工 3 天”，可能影響交期。

　　解決：我先向師傅匯報，師傅指導我：① 讓工廠提供瑕疵樣品照片，確認返工范圍；② 發郵件向客戶說明情況，申請延遲 3 天交期，并承諾 “返工后增加質檢環節，確保產品質量”；③ 跟進工廠返工進度，每天確認修復情況。最終客戶同意延期，訂單順利在 9 月 18 日發貨。

　　三、本周收獲與感悟

　　技能上：能獨立完成小訂單的跟進和基礎單證制作，學會了 “遇到問題先溝通，再找解決方案”，而不是慌手慌腳。

　　溝通上：與客戶和工廠溝通時，要 “清晰、準確、有證據”—— 比如向客戶說明延期時，附上工廠的返工照片，更有說服力；向工廠提要求時，明確 “質量標準和時間節點”。

　　下周計劃：學習提單確認流程，了解客戶清關后的跟進工作（如催促尾款）。

　　外貿公司跟單業務員實習周記三篇

　　一、本周工作內容

　　處理訂單異常：解決產品規格不符問題

　　跟進給英國客戶的抱枕訂單（PO-2025012）時，工廠送貨到倉庫后，質檢發現 “抱枕尺寸是 45×45cm，而 PO 單要求是 50×50cm”，屬于規格錯誤。我立即采取三步措施：① 拍照記錄不符之處，發給工廠確認；② 向師傅匯報，師傅建議 “先與客戶溝通，詢問是否接受小尺寸，或是否同意重新生產”；③ 聯系工廠核算重新生產的時間（需 7 天）和成本。

　　客戶回復 “不接受小尺寸，要求 10 天內重新交貨”，我與工廠協商后，工廠同意加急生產，最終在 10 天內完成交貨，客戶雖有不滿，但認可我們的處理效率。

　　學習提單確認與尾款催收：把控收款風險

　　上月發運的美國蠟燭臺訂單（PO-2025008），貨代發來提單草稿（B/L Draft），師傅教我核對關鍵信息：① 發貨人、收貨人名稱是否與訂單一致；② 產品描述、數量、毛重是否準確；③ 目的港（Los Angeles）是否正確；④ 提單類型（正本提單 / 電放提單，客戶要求電放）。確認無誤后，通知貨代出具正式電放提單，并將提單副本發給客戶，同時附尾款催收郵件：“Dear Client, attached is the B/L copy of your order PO-2025008. Please arrange the 70% balance payment (USD 8,500) as per the payment term. Once we receive the payment, we will send the original B/L to you.”

　　客戶 3 天后支付了尾款，師傅提醒：“尾款催收要‘及時且禮貌’，附上提單副本能讓客戶放心，同時明確付款金額和賬號，避免客戶遺漏。”

　　整理訂單檔案：建立規范的文檔管理習慣

　　每周五需將本周完成的訂單檔案整理歸檔，包括：PO 單、PI、CI、箱單、提單副本、工廠溝通記錄、客戶郵件往來等，按 “訂單編號 + 年份” 分類存儲（如 “2025-PO-2025008”），并在檔案封面標注 “訂單狀態（已完成 / 待收款 / 生產中）” 和 “關鍵時間節點（下單日、發貨日、收款日）”。師傅說：“規范的檔案管理能方便后續查單，比如客戶后續補貨時，能快速調出歷史訂單信息。”

　　二、遇到的問題與解決方法

　　問題 1：催收尾款時，客戶回復 “未收到提單副本”，但我明明已發送郵件，懷疑是郵箱攔截。

　　解決：① 檢查郵件發送記錄，確認已發送成功；② 嘗試用公司備用郵箱重發，并附上 “郵件截圖” 證明；③ 同時發送提單副本到客戶的微信（客戶之前提供過聯系方式），并留言提醒查收。最終客戶收到文件，順利付款。

　　問題 2：整理檔案時，發現某訂單的 “商檢單” 丟失，無法歸檔。

　　解決：聯系公司商檢專員，提供訂單編號和產品信息，申請重新開具商檢單副本，并在檔案中注明 “原件丟失，此為副本，與原件具有同等效力”，同時在 ERP 系統中備注，避免后續遺漏。

　　三、本周收獲與感悟

　　應變能力上：面對訂單異常（規格錯誤），學會了 “先止損，再溝通”—— 不盲目指責工廠或客戶，而是先確認問題、評估解決方案，再同步各方，最大程度減少損失。

　　風險意識上：明白了 “尾款催收是跟單的重要環節”，只有收到全款，訂單才算真正完成，后續要養成 “發貨后 3 天內發送提單副本并催收尾款” 的習慣。

　　下周計劃：學習信用證（L/C）項下的跟單流程，了解復雜訂單的處理要點。

　　外貿公司跟單業務員實習周記四篇

　　一、本周工作內容

　　學習信用證基礎：理解核心條款與風險點

　　公司接了一筆給法國客戶的家具訂單（金額 USD 50,000），付款方式為 “不可撤銷即期信用證（L/C at sight）”，師傅帶我學習信用證條款。首先梳理了信用證的核心要素：開證行（法國巴黎銀行）、受益人（我司）、付款條件（提交符合條款的單據后即付款）、有效期（10 月 20 日）、交單期（發貨后 15 天內）。

　　師傅重點標注了 “軟條款” 風險，比如 “信用證要求‘客戶簽署的質量確認書’作為交單單據”—— 若客戶故意不簽，會導致無法交單付款，需提前與客戶協商刪除該條款，最終客戶同意改為 “由我司出具質量聲明，并附第三方質檢報告”。我還學習了 “信用證單據要求清單”，包括商業發票、箱單、提單、質檢報告、產地證（CO）等，每個單據都有嚴格的格式要求（如發票需注明 “L/C No.”，產地證需由海關或貿促會出具）。

　　協助制作信用證項下單證：嚴格匹配條款

　　基于上述訂單，我協助師傅制作單證，最大的難點是 “單據與信用證條款完全一致”：

　　商業發票：信用證要求 “注明‘Freight Prepaid’”（因是 CIF 條款），需在發票底部明確標注，且金額需與信用證金額完全一致（USD 50,000，無小數點誤差）；

　　產地證（CO）：需填寫 “信用證編號”“目的港（Le Havre）”“產品 HS 編碼”，并由貿促會蓋章，師傅帶我去貿促會提交申請，學習了產地證的辦理流程（提交申請表、發票、提單副本，3 個工作日出證）；

　　提單：信用證要求 “提單注明‘Clean On Board’（清潔已裝船提單）”，需與貨代確認提單草稿中是否有該字樣，避免出現 “Shippers Load and Count” 等不清潔批注。

　　跟進交單與付款：把控時間節點

　　訂單 9 月 25 日發貨后，需在 10 月 10 日前（交單期內）將所有單據提交給議付行（中國銀行）。我提前 2 天整理好單據，師傅逐一核對：① 單據種類是否齊全（共 6 份，無遺漏）；② 每份單據的條款是否與信用證一致（如產地證的目的港與提單一致）；③ 單據日期是否符合邏輯（如提單日期需早于交單期，質檢報告日期需早于提單日期）。

　　10 月 8 日提交單據后，議付行反饋 “產地證的 HS 編碼與信用證不一致（信用證是‘94016100’，產地證誤填為‘94016900’）”，需重新辦理產地證。我立即聯系貿促會加急修改，10 月 10 日當天提交修改后的產地證，最終順利交單，10 月 15 日收到開證行付款。

　　二、遇到的問題與解決方法

　　問題 1：制作產地證時，因不熟悉 HS 編碼規則，填錯了最后兩位數字，導致議付行拒單。

　　解決：① 師傅幫我查詢 “海關 HS 編碼手冊”，確認家具類產品的編碼規則（如 “94016100” 對應 “木質框架的沙發”，“94016900” 對應 “其他框架的沙發”）；② 申請產地證時，先與公司報關專員確認編碼，再填寫；③ 交單前，將所有單據的 HS 編碼、金額、日期等關鍵信息整理成 “核對表”，逐一核對。

　　問題 2：信用證有效期臨近（10 月 20 日），但產地證修改需要時間，擔心錯過交單期。

　　解決：① 聯系貿促會說明情況，申請 “加急服務”（支付加急費，1 個工作日出證）；② 與議付行溝通，說明 “正在修改產地證，將在交單期內提交”，爭取寬限時間；③ 全程跟蹤產地證辦理進度，每天與貿促會確認，確保按時交單。

　　三、本周收獲與感悟

　　專業知識上：了解了信用證的復雜流程，明白了 “信用證跟單的核心是‘單據一致、單單一致’”—— 哪怕一個字母、一個數字不符，都可能導致拒付，必須極致細致。

　　時間管理上：面對 “有效期、交單期” 等多個時間節點，要提前規劃，預留修改時間，避免臨時抱佛腳。

　　下周計劃：學習客戶投訴處理（如產品破損、數量短缺），了解售后跟單流程。

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