word中常見問題集合

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word中常見問題集合

　　WORD是一個單詞。意思是字。Word軟件是微軟Office系列的核心字處理軟件。我們現在用的大多數電子文檔都使用Word來處理。Word中不僅可以添加文字，也可以加入聲音、圖片等。那么我們在使用的過程中會遇到哪些問題呢?

　　1、如何使用和設置動態子菜單?

　　剛接觸word的用戶可能會發現，它的子菜單項目少了許多，實際上word的菜單項目比以前的版本，不但沒有減少，而是隨著功能的增加有所增多，只不過是為了使菜單更加清晰醒目，把一些暫時沒用或不用的項目隱藏了起來，它們放在子菜單的下半部，當你把鼠標在上面稍微停一下后，下面的菜單就會顯示出來，供你調用。當你用過某個項目一次后，這個菜單項目就會自動在出現在子菜單的上半部。你看是不是很方便。如果你是一個老用戶，習慣了以前的用法，也不要緊，改到以前的樣子就是了。方法是：單擊“工具”菜單項→選擇“自定義”→單擊“選項” →清除“菜單首先顯示最近使用過的命令”和“鼠標指針短暫停留后顯示完整菜單”前的選擇對號→“關閉”。

　　2、如何使用新的剪貼板功能?

　　準確地說應該是增加了剪貼次數的剪貼板，以前的剪貼板只能保存一次復制或剪切的內容，很不方便。而現在的word以及所有office套件中的剪貼板可以連續容納12個內容。并且當剪貼板內容超過12個時，系統會提示剪貼板已滿，繼續操作則把第一次復制或剪切的內容覆蓋。每次復制或剪切的內容也會自動地保存到WINDOWS的剪貼板中(它只能保存最后這一次復制或剪貼的內容)，以使粘貼到其它的程序之中。WORD的剪貼板可以顯示在屏幕上，方法是：單擊“視圖” →選擇“工具欄” →選擇“剪貼板”命令，屏幕上就顯示出剪貼板的浮動窗口。此后每復制或剪切一次內容，剪貼板上就會增加一項表示剛才復制或剪切內容的圖標，如果要粘貼某項內容，只需單擊相應的圖標就可以了。更令人滿意的是，如果你忘記了每項剪貼的內容，只需把鼠標指向這個圖標，所剪貼的內容馬上就會在下面顯示出來，保證你不會剪貼錯了內容。如果要同時粘貼剪貼板中的所有內容，可按剪貼板窗口上的“全部粘貼”按鈕。如果要清空剪貼板的全部內容，可執行剪貼板窗口上右邊的“清空剪貼板”按鈕。

　　3、如何設定自動保存文件功能?

　　為了避免因突然停電和異常關機等原因使我們還沒有來得及保存文檔丟失，word設計了自動保護文件功能，它可以使系統每隔一定的時間(由用戶自己設定)就自動保存一下文檔，在自動保存文檔的同時將產生一個與原文件名

　　不同的文件名，擴展名為“ASD”它可使文檔恢復至修改前的狀態。打開這

　　個功能的方法是：單擊“文件”菜單→選擇“另存為” →單擊右上角“工

　　具”按鈕 →選擇“常規選項” →打開“保存” →選定“自動保存時間間

　　隔” →設定后面的間隔時間→單擊“確定”關閉對話框退出。

　　4、如何恢復自動保存的文檔?

　　如果你依照上面的做法設定了自動保存文件功能，那么遇到突然停電等情況

　　沒有正常保存文檔時，就可利用這個功能，把原先錄入的內容恢復出來。其

　　方法是：來電后立即重新啟動word，此時窗口中會出現在斷電時正在編輯的

　　文檔→單擊“文件”菜單→選擇“另存為” →取名保存(如出現詢問對話

　　框，單擊“是”，可替換已有文檔)。

　　5、如何使用“拼寫和語法”功能?

　　word的“拼寫和語法”功能不但能檢查英文，而且還能檢查中文。其設置

　　方法是：單擊“工具”菜單→單擊“選項” →單擊“拼寫和語法” →選定

　　“隨拼寫檢查語法”和“顯示可讀性統計信息” →單擊“確定”。以后，

　　在用戶輸入文本時，系統會自動檢查拼寫和語法方面的錯誤，字符的下面還

　　會用波浪線顯示出來。即使全篇文件錄入結束之后，用戶也可以執行“工具

　　”菜單下的“拼寫和語法”命令，對文件進行檢查，系統還會提出修改建議

　　，用戶可根據它的建議決定是否修改。

　　6、如何使用為漢字加注拼音功能?

　　為漢字加上拼音這一功能使用戶編排漢語拼音讀物成為可能。其使用方法

　　是：用鼠標選定要加拼音的文字→單擊“格式”菜單→選擇“中文版式”

　　→單擊“拼音指南” →根據需要選擇“組合”及“對齊方式”等選項→預

　　覽→單擊“確定”完成加注拼音的工作。

　　7、如何使用文字簡體和繁體的混排轉換功能?

　　編輯古漢語讀物或特殊文稿時，有時需要在一篇文章中分別出現簡體字和

　　繁體字，這時word的“中文簡繁轉換”功能就排上了用場。其使用方法是：

　　單擊“工具”菜單→選擇“語言” →執行“中文簡繁轉換”，出現對話框

　　后，根據需要選擇簡轉繁或繁轉簡。為了快捷方便，執行這一功能的方法也

　　可以直接按“工具欄”上的“中文簡繁轉換”按鈕，當你不選定轉換范圍時

　　，轉換的對象是整個文檔;要轉換部分文字時，需先用鼠標選擇這部分文字

　　才行。

　　8、如何尋找word菜單上沒有的功能及自定義工具欄?

　　word默認菜單上的項目只是一些常用的命令，還有一些不常用的命令菜單

　　上并沒有出現，如何找出這些命令項目并把它們定義到工具欄上?下面以菜

　　單上沒有的“公式編輯器”為例，說明設置的方法：單擊“工具” →選擇

　　“自定義” →選擇“命令”及左邊選擇框內的“插入” →選擇右邊選擇框

　　內的“公式編輯器” →用鼠標按住“公式編輯式”不放一直拖至屏幕上方

　　的工具欄上松開，以后工具欄上就有了“公式編輯器”的按鈕，單擊它就可

　　以使用“公式編輯器”功能了。用這個方法可以找到其它菜單上所沒有功能

　　，如“繪圖”功能下的“分解圖片”功能等。

　　9、如何用“自動更正”功能提高輸入準確率和加快輸入速度?

　　“自動更正”功能是“自動圖文集”下的一個功能，它的作用有兩個，一

　　個是當你輸入了一個預先想到的錯誤時，系統會自動給你更正為正確的內容

　　，比如你把“拔苗助長”輸成了“撥苗助長”，系統就會自動給你糾正為“

　　拔苗助長”。要做到這點的前提是，你要在“自動更正”功能中預先設置出

　　現“撥苗助長”時就自動改為“拔苗助長”的條目。這些易出錯的內容要提

　　前設置好，做到預防在先，以后每出現“撥苗助長”時，就自動更正為“拔

　　苗助長”。其設置方法是：單擊“插入”菜單→選擇“自動圖文集”及右面

　　的“自動圖文集” →選擇“自動更正”，在左面的“替換”輸入框內輸入

　　可能出現錯誤的內容如“撥苗助長”，在右面的替換為輸入框內輸入正確的

　　內容“拔苗助長”，最后按“添加”和“確定”按鈕即可。增加其它內容以

　　此類推。“自動圖文集”的另一個作用是，當輸入一篇長文檔時，把其中出

　　現頻率較多的詞用大寫字母代替，當輸入到這個詞組時，就用這個大寫字母

　　代替(按上檔鍵加所在字母即可)，然后繼續輸入，此時大寫字母就會自動

　　改為你預先設定的內容，既不妨礙閱讀，又可以大大加快輸入速度，當你輸

　　入一篇長文檔時，這一功能的作用是顯而易見的。

　　10、如何使用“批注”功能?

　　“批注”是文檔審閱人員在原有文檔上所填加的批閱性文字。這些“批注

　　”可以使其它人員了解批閱者對該文檔的看法和意見，然后根據“批注”對

　　文檔進行加工修改，使之更加完善。填加“批注”后，只在文檔中填加“批

　　注”的地方顯示為黃色底紋，當你把鼠標移向“批注”的時候，該“批注”

　　的具體內容就會自動顯示出來。“批注”只是給你的文檔提“意見”，而不

　　直接修改你的文章。因為它隱藏在原文檔中，所以并不影響原文檔的打印和

　　閱讀。“批注”的填加方法是：先用鼠標單擊或選定要插入“批注”的點或

　　區域，→執行“插入”菜單下的“批注”命令→在出現的“批注”填入框中

　　填入“批注”的內容即可。刪除“批注”的方法是：當用戶確認不需要保存

　　“批注”時，可把鼠標移向批注處，然后按鼠標右鍵，執行菜單中的“刪除

　　批注”命令即可。

　　11、如何使用“題注”?

　　“題注”功能可以為文檔中插入的有連續性的圖片和表格等自動地進行編

　　號，而且能自動提示插入編號，刪除其中其一個編號時，系統還會自動調整

　　編號的正確順序。題注的插入方法是：以插入圖表為例，當你插入第一張圖

　　表后，選擇“插入”菜單下的“題注”命令，出現對話框后→選擇題注欄顯

　　示欄的“圖表1”→按“確定”。此時“圖表1”就會插入到剛才插入的圖表

　　下面。當你又插入了一張圖表后，再執行題注命令時，出現的對話框中的題

　　注欄就自動變成了“圖表2”，只需按“確定”按鈕即可。其它圖表以此類

　　推。

　　12、如何使用腳注和尾注?

　　為了保證文章的行文連貫性，有時對于文中出現的需加以注釋的概念含義，在初次出現時插入一個“注釋引用標記編號”，具體的解釋內容放在本頁末或文檔末尾，這就產生了“腳注”和“尾注”，文檔中“腳注”和“尾注”一般都用順序編號或特定符號提示。 “腳注” 和“尾注”的具體內容分別在頁面的最下面和文檔的最后邊。“腳注”和“尾注”都與相對應的注釋引用標記編號一一對應配套使用的。在許多名人著作中都用到了這種排版方式，它對讀者閱讀文章起到了很大的方便。填加腳注和尾注的方法是：選擇文檔中要設置“注釋引用標記編號”的插入點，然后執行“插入”菜單下的“腳注和尾注”項，出現“腳注和尾注”對話框后，根據文檔編排需要選擇“腳注”或“尾注”然后按“確定”。此時插入點處即會出現腳注或尾注的提示編號，隨之光標會移到頁末或文末處，此時你可以輸入腳注或尾注的具體內容。

　　13.如何禁止Word自動編號

　　我們在使用編號或項目符號時，許多段落都自動加上了編號或項目符號，而有時我們并不希望這樣。出現這種情況，是因為用戶打開了“自動編號列表”或“自動項目符號列表”這一功能。要取消已經生成的多余的項目符號，只須按一下“Ctrl+Z”組合鍵就可以了。用戶可以通過如下步驟來取消編號或項目符號的自動列表功能:

　　(1) 單擊“格式”菜單中的“自動更正”命令。

　　(2)在出現的自動更正對話框中選取“自動套用格式”選項卡。取消“鍵入時自動應用”選項組中的“自動編號列表”或“自動項目符號列表”選項即可。

　　14.Word文件中的圖形變成了大紅叉怎么辦

　　插入Word中的圖片，有時會無法顯示，代之出現的是一個醒目的大紅叉。沒有比這更加糟糕的事情了。出現這種情況時，有時圖片已經損壞，無法再恢復了，有時后還是可以恢復的。下面介紹出現大紅叉的一些原因:

　　(1)資源或內存空間不夠。

　　(2)有的圖片是從Internet下載的JPEG或GIF格式，包含一些非常復雜的格式選項，如動畫，聲音等,而Word只能識別一些簡單的格式。

　　(3)系統設置的臨時文件夾無效。

　　(4)系統允許打開的文件數太少。

　　下面的一些措施可以減少或避免Word圖片中紅叉的出現:

　　(1)加大內存，最好不要少于64MB。

　　(2)將插入圖片的格式更改過來。

　　(3)通過以下所示的步驟來取消文檔的快速保存功能:單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在隨后出現的對話框中選取“保存”選項卡,在“保存選項”選項組中清除快速保存功能。

　　(4)最好采用“粘貼”命令插入圖片，如果采用“鏈接”命令插入圖片，當圖片的位置發生變化時，DOC文件會受到影響。

　　(5)文檔體積不能太大。

　　(6)增加系統可以打開的臨時文件數目。這是因為Word打開文檔時，插人文檔中的圖形將作為一個臨時文件打開，這些臨時文件放在系統默認的TEMP目錄下面。而系統可以打開臨時文件的數量是有限制的，這個限制取決于CONFIG.SYS中的語句FILES等于的數值，絕大多數的用戶根本沒有注意到這個問題，而直接使用系統設置的默認值。

　　(7)對于那些含有復雜格式的圖片，最好在放入 Word之前將那些Word不能識別的復雜格式去掉。如對于GIF文件，將 GIF 89A格式轉存為 CIS GIF87或 87A。對于JPEG格式的文件，取消它的重繪功能，存為更加簡單的格式。

　　15.怎么看不見Word中繪制的線條

　　在用Word提供的繪圖功能時怎么也看不見繪制的線條。出現這種現象的原因是將Word繪圖功能中線寬設置為0了。這時只要更改相應的線寬即可。

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