有效的激勵能夠點燃員工的工作熱情，并將潛在的巨大能量釋放出來，為企業創造價值。但很多人忽略了“有效”這兩個字，要知道，并不是所有的激勵，都能夠激發出員工的工作熱情，有時候會適得其反。要想讓激勵發揮更大的效果，就要了解什么時候應該激勵。
對員工進行激勵時大多分為兩種情況，員工在工作中遇到困難或士氣低迷時。在其中，并非單純依靠激勵就能夠解決所有問題的。當員工在工作中遇到困難時，說明員工在個人能力上略顯不足，而激勵行為，僅僅是激發員工學習的動力。可是在企業里，要想讓員工獲得能力上的提升，除了個人學習以外，主管同樣肩負著幫助員工提升能力的責任。在此時，主管要對員工進行培育，并在實際工作中適當的進行激勵，如果單純的進行激勵，員工僅僅在心態上有一定的提升，能力還是沒有太大改善，久而久之，員工還是會因為過多挫折而產生失敗感，激勵的行為也就沒有任何效果了。
在員工士氣低迷的情況中，激勵可以幫助員工樹立積極的心態，將主要精力放在工作中。但激勵行為要對癥下藥，了解員工士氣低迷的原因在進行針對性的激勵才能保證最大的效果，尤其員工因為性格、價值觀等原因，同質化的激勵手法有時會成為負面激勵。一些既內向又理性的員工，常常喜歡將事情埋藏在心中，不善于與人交流，主管很難了解其心情低落的原因，此時盲目的激勵，很容易造成無用功的情況，甚至造成其反感。這時主管不妨通過詢問的方式了解其真正的想法，這時在進行適當的激勵，往往能取得較好的效果。