前臺崗位職責說明書

崗位名稱

行政前臺

所屬部門

行政人力資源部

文件編號

文件名稱

行政前臺崗位職責說明書

版本

頁數

2

直接上級崗位

行政人力資源部經理

直接下級崗位

無

崗位核心價值

負責前臺接待、會議接待、后勤保障、辦公室用品管理、考勤管理、為公司內外部客戶及員工提供前臺服務與后臺支持

工作職責與結果

一級職責

二級職責

工作內容

前臺本職工作及行政相關工作

辦公區域衛生及接待工作

1. 保持前臺周邊接待區域及各個會議室的整潔，物品存放整齊，阻止無關人員進入前臺范圍

2. 熟悉電話機的使用，熟記公司電話、傳真及各分機號碼。使用禮貌用語接聽電話，認真記錄留言，按要求轉接電話或記錄信息，確保及時準確；接聽解答電話咨詢，為需要者安排適合的律師

3. 對來訪客人做好接待、引導，及時通知被訪人員。對無關人員、上門推銷和無理取鬧者應拒之門外，律師預定會議室，安排會議室，來訪客人的接待

4. 為前來應聘的求職者提供服務，安排填寫《職位申請表》，并及時將相應信息上報到公司行政人事部

辦公用品管理工作

1、負責辦公用品月盤點、出、入庫登記，辦公用品及清潔消耗用品的發放及領用，建立辦公用品管理臺賬，保證賬、物相符，辦公用品預算編寫

2、不定時檢查用品庫存，及時申請采購，做好辦公用品預算和后勤保障工作

打印及辦理相關手續

1、 律師復印、打印需要的文件，并監督其登記在冊

2、為入職者提供入職表格，檢查其所填寫的是否正確，安排閱讀員工手冊，通知人力資源辦理手續

3、為律師及本所員工印制名片；將需要者的資料提供給名片公司，聯系當事人核實名片資料，為其保管印制好的名片

4、 為律師掃描文件，并發其郵箱；為律師保管來訪者送來的文件及禮品

5、 .為律師定火車票、飛機票；為律師裝訂結案檔案

6、為入職員工及律師提供出入證及飯卡的辦理；合理的為律師推掉不需要的來訪電話及來訪者

7、監督公司員工每日考勤簽到情況，不允許作假包庇，負責員工外勤、出差登記，資料存檔

8、會議通知，臨時會議及例會，及時通知各部門參加會議的時間和地點

各種費用統計及報表

1、每個月核對快遞費用，統計每個律師的費用，做出詳細的報表，遞交財務

2、 每個季度核對名片的費用，統計每個律師的費用，做出詳細的報表，遞交財務

3、 每個月統計復印、打印。統計每個律師的復印打印費用。做出詳細的表格。半年向財務遞交一次

4、 廢品的收集，將可回收的物品（如廢紙）收集，定期的通知收廢品的人回收，將錢交給財務

檔案及信件的管理

1、負責公司快遞、信件、包裹的收發工作；收發快件及普通信件，并妥善保管做好收、發記錄；收到的快件及時通知律師。沒有聯系上的律師記錄下來，隨時聯系。保留發快遞的底單，方便律師跟蹤查詢

2、到地下一層的收發室取信和報紙，簽收掛號信派發給各個律師

其它

3、 下班時關閉門窗，切斷電源及各類電器，鎖好辦公室門

4、 設施損壞上報，大廈的設施及時通知物業維修

5、 及時訂購桶裝水，保證會議期間的茶水供應

6、完成上級領導安排的其它工作

崗位職業行為禁區

工作規范

1. 當有客人來訪時，應起身站立，面帶微笑，熱情主動問候，使用：“您好”、“歡迎您”、“請問。。。”、“請稍后”等文明禮貌用語。耐心傾聽來客的來意，并根據來客的需求給予禮貌的幫助

2. 對客人的咨詢，應細心傾聽后再做出解答，解答問題需耐心。不能準確解答的應表示歉意，不得簡單回答“不知道，不清楚”等用語。 

3. 客人離開時，應使用：“謝謝”、“再見”、“歡迎再來”等文明禮貌用語。

4. 在接聽來電時，應及時接聽，并必須使用“您好，請問有什么需要幫助？”接聽電話時必須口齒清晰，語氣和藹，耐心細心解答對方提出的問題。如遇到不能解答的咨詢或業務問題應及時轉接至相關部門。切忌態度生硬死板

5. 在轉接電話前須使用禮貌用語“請稍后”，并立即轉接

6. 如對方打錯了電話或不知道找誰時，應禮貌解釋并為對方轉接給相關人員

7、必須著裝整潔、著職業裝，化淡妝，黑色高跟鞋；提前5分鐘到崗，不得遲到早退，不得擅自離崗、脫崗、空崗，離崗需告知行政負責人

核心權限

1.對來電來訪者具有監督、決策權

2.對考勤情況具有監督、檢查、決策權

3.對辦公用品具有保管、檢查、監督權

任職資格要求

準入學歷

文秘、中文等專業大專及以上學歷

經    驗

1年以上前臺接待、文員、助理等相關工作經驗

培訓經歷

接受過商務禮儀、文秘相關培訓經歷

知識和技

能

具有良好的語言、文字表達能力，熟悉前臺接待和商務禮儀的標準規范，熟練使用office、excel等軟件和相關辦公設備。

接受過前臺接待、檔案管理及商務禮儀等方面的培訓。熟悉前臺接待及商務禮儀標準規范，了解辦公室檔案管理，辦公用品管理方面的知識

職業素養

崗位素質

1. 高度認同公司核心價值觀

2. 認同結果導向的工作方法、尊重客戶及公司價值的工作取向

3. 具備職業經理人的自律與勤奮，是職業化的榜樣

4. 堅持原則，能夠獨立履行行政職能

個人素質

1. 形象氣質良好，性格開朗，待人誠懇；工作認真負責，善于與人溝通，具有較強的應變能力和良好的服務意識

2. 身高160CM以上,外貌端正，聲音甜美

3. 沉穩、敬業、細致、耐心

工作條件

工作場所

一般工作環境

職業危險

無

預    防

無

使用工具

計算機，一般辦公設備（電話、傳真機、打印機、文件柜等）

記錄文檔

人力資源相關表格，辦公用品管理表格，周報表、月報表、應聘人員登記表，來訪人員干登記表、各種工作記錄表等

協作要求

內部協調

人事行政相關人員

外部協調

辦公用品供應商、物業、保潔、綠植等

批準

審核

編制

實施日期