對事業單位人事檔案信息化管理的深思與策略
進入21世紀之后,隨著科學技術的日益發展,人事檔案管理信息化成為一種必然趨勢。傳統的人事檔案管理工作面臨著極大的挑戰。下面小編為各位畢業生備好了一篇關于事業單位人事檔案信息化管理的深思與策略的論文，本論文對寫作者有一定的借鑒作用哦!
摘要：人事檔案管理是對事業單位工作人員基本情況的記錄和整理，包括人員的文憑學歷、工作經歷、工作業績、工資待遇、個人簡歷等最原始的管理依據。信息化的快速發展，使檔案管理發生了質的變化，逐漸由傳統的紙質檔案向電子檔案管理轉變，這也是事業單位人事檔案管理發展的必由之路。本文就事業單位人事檔案管理信息化建設過程中存在的理由進行深思分析，并給出了相應的策略。
關鍵詞：事業單位;人事檔案;信息化管理;策略
人事檔案是事業單位人員基本信息的記載，反映了工作人員的基本工作狀況，記錄了知識水平高低、工作崗位設置、工作業績和經歷記載、人員調動和工作獎罰情況，從里面可以清楚看到每個人的詳細信息，也可以說是人才信息的重要記錄。隨著信息化的到來，電腦檔案管理已成為人事檔案管理的必有選擇，也是檔案管理模式的重要轉變。與紙質檔案相比，具有管理成本低、管理及時、便于保存、修改和查詢方便，并且可以通過網絡進行快速傳遞的特點，從而提高了檔案管理的效率。
一、信息化管理存在的理由
1.信息化管理沒有統一的、規范的管理標準
統一的、規范的管理標準是信息管理的重要條件，只有在標準管理的情況下，才能實現各個單位人事檔案信息的共享與交流。才能更好的協調調動人員的檔案信息。因此，事業單位人事檔案管理信息化建設的前提是基礎工作的統一規范，依次才能作為信息管理的標準和參考依據，進而提高人事檔案管理信息化建設的質量和效率。然而在實際的檔案管理中，每個單位都從自身的單位管理方式和辦法為出發點，進行人事檔案管理，沒有形成統一的規范的管理標準進行。
2.人事檔案管理利用價值有限
檔案管理的目的是通過管理要為人事部門提供人才的基本信息，開發人才、研究人才、合理調配人才、使事業單位能夠更好的利用人才，發揮人才價值，這樣還可以調動事業單位人員工作積極性，創造人事檔案管理的社會效益和成本效益。讓管理的利用價值真正發揮出來。傳統的人事檔案管理只注重事業單位人員的檔案記錄，然后把檔案記錄保存起來，常年累月存放在檔案柜里，僅僅作為一種保管，除非事業單位人員晉升職稱，或人事崗位調動，或檔案管理整理，才拿出來翻翻，查閱一下信息，除此之外檔案記錄將被永遠封存在歷史的記憶里。更談不上人才開發，人才研究，檔案利用價值。
3.管理模式落后
傳統的事業單位人事檔案管理仍處于手工整理或半手工整理，這樣的管理模式弊端重重：因為是手工操作，整理人員若不認真不仔細，難免會把檔案中記錄的時間、調崗地點、工作年限搞錯，這些信息關乎他們的事業和前途，一旦記錯，查閱起來更加困難。其次這種管理模式往往還會增加檔案整理人員的工作強度，費時費力，難以適應檔案管理發展需要。有的單位即使用電腦管理檔案信息，也只是停留在基本信息的記錄上，沒有對管理進行系統的分析研究，對提高人事檔案的管理水平和工作效率僅僅有限。再次傳統檔案管理模式進行整理、分類、歸檔時，工作量大、時間長、任務重，而且特別麻煩復雜。
4.人事檔案管理人員業務水平不高
許多單位的管理人員根本就沒學過檔案管理基本知識，對檔案的了解只是感性認識，也就是說不會管理檔案，僅僅停留在電腦的基本操作上。信息化檔案管理要求顯然這些人不能適應，管理人員缺乏專業知識。對電子管理知之甚少。因此現代信息技術的發展，檔案管理需要專業知識管理能力和熟悉電腦知識的高素質人才。
二、信息化管理的策略
1.加強管理人員專業知識培訓學習努力提高專業素質
信息時代的發展，對每位檔案工作者提出了更高的要求，在業務素質知識水平方面，包括業務學習，電腦學習。盡管科學技術對信息環境起著非常重要的推動作用，但是檔案管理最終由具備高素質的管理人才來完成：
(1)人事檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，因此要不斷加強檔案管理人員思想素質和職業道德教育，使他們具有較高的思想覺悟以及堅定的政治責任感、良好的政治敏銳性和政治鑒別力。(2)檔案管理人員要加強專業知識學習，充分掌握檔案管理軟件，會運用管理軟件來進行檔案整理，分類歸檔，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，及時掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。
2.轉變管理模式
順應信息化發展，檔案管理要及時轉變傳統的手工整理檔案的作法，使用電腦對人員檔案進行整理、歸類、統計數據，會更快更準確的完成分類管理任務。
3.開發出信息化檔案管理軟件數據庫
檔案管理軟件可以系統的對人事檔案進行自動分析、整理、歸類、排列。即準確快速又方便簡潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實現遠程操控，檔案數據信息共享，快速查閱事業單位人員的基本信息，提高辦事效率。
4.加強人事檔案信息化管理安全性
首先，要保證電腦的安全，加強管理人員的安全技術培訓，包括電腦病毒管理，電腦黑客攻擊，禁止在檔案管理電腦上亂插U盤，移動硬盤等，檔案管理電腦專用，并確定專業人員管理。其次，要把檔案管理的信息數據做好備份，存儲起來，以防電腦操作不慎丟失信息數據。再次規范電腦安全制度，建立人事檔案信息化管理制度的法規和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。
5.重視人事檔案信息入檔及修復工作
人事檔案管理工作需要嚴肅認真對待檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用的每一個過程，人事檔案管理的信息化建設工作同樣需要重視人事檔案形成的整個過程。同時，需重視人事檔案人檔后檔案核查與修復工作，工作人員需要定期對歸檔檔案進行核查與修復工作，出現理由是及時修復或恢復數據，必要時，要與原始紙質檔案進行對比修復，以保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
6.建立健全人事檔案信息化的管理機制
應結合人事檔案管理工作的實際和信息化需要，進一步完善人事檔案管理工作制度與流程，建立人事檔案計算機輔助管理制度，并在抓落實上下功夫。對人事檔案材料收集歸檔和檔案的轉進轉出管理制度要進一步規范，應建立完善的內制約度和責任追究制度，保證檔案整理及使用過程中的安全可靠。另外要及時創新管理機制，實現人事檔案信息化管理的科學性和實用性。
7.發揮檔案信息管理平臺，充分應運電腦檔案
把全部的事業單位人員信息檔案通過電腦管理，在確保安全管理的基礎上，要分析研究人才，應建立各類人才信息庫，不能僅僅停留在管理的水平上，充分利用平臺，開發人才，利用人才，為用人單位搞好服務，及時提供所需人才，讓人才充分應用到合適的崗位上。
三、結語
隨著我國事業單位改革的步伐加快，信息化管理推動檔案不得不發生轉變，這對人事檔案管理進行了創新和發展，對管理者提出了更高的要求，利用現代科技信息管理技術，不管是流動人員還是在崗人員的檔案，管理更加輕松便利。信息化檔案管理建設，已成為事業單位人事檔案管理改革發展的趨勢。
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