項目溝通管理的溝通技巧

項目溝通管理的溝通技巧

　　項目溝通管理是現代項目管理知識體系中的九大知識領域之一。項目溝通管理把成功所必須的因素――人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。所有的項目參與者，包括項目的開發投資者、管理者、設計單位、監理單位、施工單位等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項目建設順利地進行。以下是小編為大家收集的項目溝通管理的溝通技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　項目溝通管理的方式及技巧

　　一、首先要制定切實可行的溝通計劃

　　在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾個過程，溝通計劃編制;信息分發;績效報告;管理收尾。溝通計劃決定項目利益相關者的信息溝通需要：誰需要什么信息，什么時候需要，怎么獲得。項目經理的就位后的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結構、信息的發布方式、信息的內容、每類溝通產生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎上熟悉項目的其他情況。

　　二、選擇合適的項目溝通的方式

　　正式溝通和非正式溝通、 上行溝通、下行溝通和平行溝通 ;單向溝通與雙向溝通;書面溝通和口頭溝通 ;語言溝通和體語溝通 ;鏈式溝通、輪式溝通、環式溝通 、Y式溝通成員滿意度低和全通道式。

　　三、運用溝通技巧來達到溝通控制

　　1.工程項目溝通障礙和溝通技巧

　　(1)工程項目溝通障礙

　　1)溝通有兩條關鍵原則，即盡早溝通和主動溝通。

　　2)保持暢通的溝通渠道。如果要想最大程度保障溝通順暢，就要當信息有媒介中傳播時盡量避免各種干擾，使得信息在傳播中保持原始狀態。信息發送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

　　3)越過溝通障礙的方法

　　①系統思考，充分準備。在進行溝通之前，信息發布者必須對其要傳播的信息有詳盡的準備，并據此選擇適宜的溝通通道、場所等。

　　②溝通要因人制宜。信息發布者必須充分考慮接受者的心理特征、知識背景等狀況，依次調整自己的談話方式。

　　③充分運用反饋。許多溝通問題由于接受者未能準確把握發送者的意思而造成的，如果溝通雙方在溝通中積極使用反饋這一手段，就會減少這類問題的發生。

　　④積極傾聽。積極傾聽要求你站在說話者的立場上，運用對方的思維架構去理解信息。

　　⑤調整心態。情緒對溝通的過程有巨大影響，過于興奮、失望等情緒一方面易造成對信息的誤解，另一方面也易造成過激的反應。

　　⑥注意非語言信息

　　注意非語言信息往往比語言信息更能打動人。因此你是發送者，必須確保你的非語言信息能強化語言的作用。體語溝通非常重要。

　　⑦組織溝通檢查

　　組織溝通檢查是指檢查溝通政策，溝通網絡以及溝通活動的一種方法。這一方法把組織溝通看成實現組織目標的一種手段，而不是為了溝通而溝通。

　　(2)工程項目溝通技巧

　　1)項目管理者應有的素質

　　①能簡明扼要的說明任務的性質。

　　②應告知員工去做什么，如何去做。

　　③會鼓勵員工圓滿完成任務。

　　④能與員工建立和諧關系。

　　⑤能與員工一起探討問題，并聽取他們的意見。

　　⑥能有效地分配職責，并了解職員應該向你提出的問題。

　　⑦作為領導，恰當的解釋在特定環境中你的失常行為。

　　2)工程項目沖突管理

　　①工程項目沖突管理的目的就是引導沖突的結果向積極地、協作的、非破壞性的方向發展。

　　A.項目進度沖突：項目工作任務(或活動)的完成次序及所需時間的沖突。

　　B.優先權沖突：項目參與者因對現實項目目標應該執行的工作活動和任務的次序關系意見不同而產生的沖突。

　　C.人力資源沖突：由于來自不同職能部門而引發的有關項目團隊成員支配問題等用人方面的沖突。

　　D.技術沖突：在技術質量、技術性能要求、技術權衡以及實現性能的手段等技術問題上產生的沖突。

　　E.管理程序沖突：圍繞項目管理而產生的沖突。包括項目經理的報告關系界定、責任界定、項目工作范圍、運行要求、實施計劃、與其他組織協商的工作協議以及管理支持程序等方面。

　　F.成本費用沖突：在費用分配問題上產生的沖突。

　　G.項目成員個性沖突：由于項目成員的價值觀、失誤判斷標準等不同而產生的沖突。

　　②沖突的基本的解決模式有五種。

　　A.退出。指卷入沖突的項目成員從中退出，從而避免發生實質的或潛在的爭端。

　　B.強制。這一策略的實質是“非贏即輸”，認為在沖突中獲勝要比“勉強”保持人際關系更為重要，是一種積極的解決沖突的方式。

　　C.緩和。實質是“求同存異”，盡可能在沖突中強調意見一致的方面，而忽視差異。

　　D.妥協。實質是協商并尋求爭論雙方在一定程度上都滿意的方法，旨在尋找一種折衷方案。

　　E.協商。直接面對沖突以克服分歧，解決沖突。是一條積極的沖突解決途徑，既正視問題的結局，也重視團隊之間的關系。

　　2.變更管理中的溝通。變更管理必須實現以下目標：

　　(1)項目組與業務部門領導、公司決策層之間能進行開誠布公、及時有效的溝通，而獲得他們的支持、參與推動。

　　(2)項目組內部能進行清楚高效的溝通，以保證項目組成員的工作能協調一致，按時、保質、保量完成預期的交付成果，并得到認同和提升。 　　(3)所有員工都應理解項目實施的原因、意義及其對整個組織及組織內部每個功能、地域實體的影響。

　　(4)廣大員工能看到公司高層領導通過實際行動所表現出來的對于項目實施的支持與承諾。

　　(5)保證組織合理安排員工的工作職責和角色轉換，以及可能發生的組織結構調整。

　　(6)對系統進行相關的最終用戶進行教育與培訓，使其以積極主動的心態迎接可能的變更，并具有相應的技能來適應這種變更。

　　(7)加強內外部的宣傳和溝通，為項目順利推進營造一種適宜的組織氛圍。

　　綜上所述，我們可以這樣理解溝通：溝通是人和人之間進行的，采用語言、文字、身體語言、各種專業符號、影音資料等形成的信息進行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。溝通可以是口頭的或書面的，可以是面對面式的或是通過溝通媒介，如電話、文件、書信、電子郵件。溝通可以是正式的，如例會、報告會、發布會，也可以是非正式的。

　　在項目管理協會(PMI )的《項目管理知識體系指南》中，把溝通管理定義為“項目溝通管理這一知識領域包括保證及時與恰當地生成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯系”。

　　不論何種理解與定義，溝通管理的重要性是毋庸質疑的，那就是：有效的溝通管理是項目成功的關鍵因素，而良好的溝通技巧會讓你達成這一現實。

　　工作溝通技巧

　　第一，不要說“但是”，而要說“而且”。

　　試想你很贊成一位同事的想法，你可能會說：“這個想法很好，但是你必須……”本來你讓你的話字字千金 伶牙俐齒的你，當然深受同事和上司的愛戴啦!伶牙俐齒的你，當然深受同事和上司的愛戴啦! 讓你的話字字千金是認可別人的，這樣子一說，這種認可就大打折扣了。你完全可以說出一個比較具體的希望來表達你的贊賞和建議，比如說：“我覺得這個建議很好，而且，如果在這里再稍微改動一下的話，也許會更好……”

　　第二，不要說“首先”，而要說“已經”。

　　你要向老板匯報一項工程的進展情況。你跟老板講道：“我必須得首先熟悉一下這項工作。”想想看吧，這樣的話可能會使老板(包括你自己)覺得，你還有很多事需要做，卻絕不會覺得你已經做完了一些事情。這樣的講話態度會給人一種很悲觀的感覺，而絕不是樂觀。所以建議你最好是這樣說：“是的，我已經相當熟悉這項工作了。”

　　第三，不要再說“老實說”，而要說“應該”。

　　公司開會的時候會對各種建議進行討論，于是你對一名同事說：“老實說，我覺得……”在別人看來，你好像在特別強調你的誠意。你當然是非常有誠意的，可是干嗎還要特別強調一下呢?所以你最好說：“我覺得，我們應該……”

　　第四，不要說“僅僅”，而要說“就是”。

　　在一次通力攻關會上你提出了一條建議，你是這樣說的：“這僅僅是我的一個建議。”請注意，這樣說是絕對不可以的!因為這樣一來，你的想法、功勞包括你自己的價值都會大大貶值。本來是很利于合作和團體意識的一個主意，反而讓同事們只感覺到你的自信心不夠。最好這樣說：“這就是我的建議。”

　　第五，不要說“錯”，而要說“不對”。

　　一位同事不小心把一項工作計劃浸上了水，正在向客戶道歉。你當然知道，他犯了錯誤，惹惱了客戶，于是你對他說：“這件事情是你的錯，你必須承擔責任。”這樣一來，只會引起對方的厭煩心理。你的目的是調和雙方的矛盾，避免發生爭端。所以，把你的否定態度表達得委婉一些，實事求是地說明你的理由。比如說：“你這樣做的確是有不對的地方，你最好能夠為此承擔責任。”

　　溝通技巧

　　第一：提些開放性的問題

　　為使談話內容充實，提些開放性的問題是很重要的，比如以“如何”，“什么時候”，“為什么”等詞語開頭的句子。以開放性的問題開始聊天，比如： “你平時空余時間都做些什么?”這種問題會引出更多話題。切忌提出那些用是或不是就可回答的封閉式的問題，如：“你喜歡看電影么?”封閉式問題會使雙方陷入沒話說的窘境。

　　第二：做個積極的傾聽者

　　人們每分鐘只能說100到175個字，但是卻可以準確地聽辨出300個字。但因為在傾聽時大腦中只有一部分在運轉，所以很容易走神—聽對方講話的同時卻想著其他的東西。積極傾聽是解決這種問題的有效方法—有目的的去傾聽。比如為了聽取信息，得到指令，理解他人，解決問題，分享趣事，感受他人，提供幫助而傾聽。傾聽后的回復也很重要，這能讓對方知道到你理解了他們所說的話。可以通過總結和重復聽到的話來回復他人。

　　第三：營造自己的聊天“密室”

　　如果你感到無法集中精神關注他人所說，試著人事溝通技巧營造一間“小密室”，里面有你和你聊天的對象。想象著這間密室是與世隔絕的，沒有那些讓你分心的事物，你就可以專心于聊天的內容了。在心里默念對方所說的詞語—從而強化信息，避免走神。

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　　第四：注意社交禮儀，專心與他人交談

　　當別人想引起你的注意，或有興趣與你長談，不要回避，也不要轉著頭回答。相反的，你應該轉過身去，面對他們進行交談。只有專心于交流，才能更好的溝通理解。講話時注意肢體語言和聲調，以堅定自信的姿態，直視對方，除非是在抱怨投訴，記得要面帶微笑。

　　第五：不要想當然

　　不要自以為了解他人的想法和感受。要學會通過交流去證實。很多事情我們常常找不到足夠的事實去證明自己的猜想，所以要向對方核實他們所說的話的真實含義。

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　　第六：避免敵對性語句

　　如果你需要同對方探討一些敏感問題，切忌使用敵對性語句，比如：“你該更好地了解我啊”，“為什么要讓我傷心”，“你從不理解我”，“我原以為我們會開心的”。這些敵對攻擊的語句對談話沒有推進作用，只會引起沖突。

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