檔案管理：細微之處見用心

時間：2022-07-21 08:08:38 檔案我要投稿

檔案管理：細微之處見用心

　　檔案管理——細微之處見用心

　　檔案：由某人或某機構在處理業務時所產生或接收的文檔，并因其具有持續性的價值而被匯集與保存。

　　整理檔案是一件比較瑣碎的事，往往我們會因此而感到厭煩，但事實上，只要花一點心思，找到合適的檔案管理方法，就不難達到妥善管理的目的。

　　那我們如何讓才能做好檔案管理呢???

　　一：性質分類法

　　即依照業務性質或組織部門分類，如：人事、財務、業務、培訓等部門或性質進行分類，這樣做的好處是檔案簡明清晰。例如：業務方面，秘書應該把業務所需的一些資料，歸檔好，以方便業務所需。如：看房確認書，定金協議書、鑰匙托管協議等等。合同使用后將原件復印一份留在分行歸檔，而把原件送到總部財務歸檔。

　　二：字母順序分類法

　　即將歸檔檔案以所屬名稱或負責人的姓名，根據英文字母的先后順序排列，這種分類方法是最直接也最簡單的方法。

　　三：筆畫順序分類

　　即以漢字筆畫數的處理，按照單位名稱的第一個字或負責人姓名筆畫順序歸檔。

　　檔案管理涉及到檔案信息的收集、整理、保管、鑒定、統計和有及時的提供有利信息，使檔案發揮其重要作用，從而更好地為公司以后的發展服務。

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