商務英語之商務函的寫作指南

時間：2020-11-12 14:02:26 商務英語我要投稿

商務英語之商務函的寫作指南

　　信函和傳真的格式

商務英語之商務函的寫作指南

　　收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。

　　標準的商業書信由以下三個部分組成：

　　·信頭

　　·信文

　　·信尾

　　信頭

　　在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

　　發信人地址

　　一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。

　　傳真發信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。

　　發信日期

　　日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

　　日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。

　　傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。

　　指定收信人姓名

　　在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的`首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。

　　如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

　　稱呼

　　商業信件和傳真常用以下方式開頭：

　　·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

　　·Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,

　　Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);

　　·Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

　　·Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。

　　稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

　　事由

　　寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。

　　信文

　　全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。

　　在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。

　　信尾

　　傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。

　　結尾敬辭

　　一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。

　　信末簽名

　　寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　縮寫 (Abbreviation)：

　　縮寫在商務英語寫作中有它獨特的意義。

　　(1)商務英語中常用的幾種縮寫形式：

　　① 置于人名前后，表示身份、職銜、學位等

　　② 表示商業企業名稱

　　③ 表示時間

　　④ 表示組織名稱，一般由首字母組成

　　⑤合成方位詞