加強高校檔案編研的主要對策分析論文
論文關鍵詞:檔案編研 理念 對策
論文摘要:文章從高校檔案編研的現狀出發，探析了高校檔案編研的基本理念，提出了高校檔案編研的基本方略。
隨著高校辦學規模的擴大，對檔案的要求，無論是檔案的規范性，還是檔案的創新性，都越來越高。如何加強高校檔案資源的開發與利用，如何使高校檔案管理適應現代高校發展的要求，這是高校檔案館及其管理部門面臨的又一重大課題。筆者認為，必須突破傳統的檔案、整理、被動服務的工作思路，積極主動地研究和開發檔案資源，對高校檔案進行深加工，為促進高校教學、科研、管理等各項工作協調發展進言獻策，提高高校檔案的社會服務性水平。因此，高校檔案部門必須加強檔案的編研工作，采取有效措施，促進高校檔案編研工作順利進行。
一、高校檔案編研的基本現狀
從高校總體情況看，各高校檔案編研工作的水平參差不齊，編研成果還不能完全滿足高校教學科研發展的需要，不能滿足黨政管理決策參考的需要，集中表現在以下方面:
1.檔案編研機構不健全，職能不明確，編研工作難以順利開展
根據原國家教委6號令第三條規定:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。各高等學校必須把檔案工作納人學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”但由于傳統觀念的影響，不少學校認為檔案管理就是把處理完的文件裝訂整齊放在鐵柜內不要丟失就行了，并未重視檔案機構的完善和人員配備。有些規模較大的高校只設有檔案室，配備2-3名工作人員。在這種情況下檔案工作人員只能忙于檔案的收集整理和日常借閱，根本無暇顧及檔案編研;有些高校成立了檔案館，但除少數館設立了編研部(科)外，大多數檔案館內部的職能機構設置采用按檔案類別劃分的形式，每個部(科)工作的主要職能與上述檔案室近似。由于沒有明確的編研機構和編研人員，編研工作的隨意性很大，編研工作也無法正常有序地開展。
2.檔案編研的組織性、計劃性不強，編研成果缺乏針對性、實用性
由于受人員編制等諸多因素的影響，不少檔案館的工作重心側重在檔案的收集、保管和利用上，作為檔案管理過程重要一環的檔案編研工作往往未被納入工作計劃和規劃，有時為迎接檢查或升級達標就臨時組織部分人員搞突擊。而檔案編研實質上是一個科學的、復雜的智力活動過程，它有著較強的理論性和實踐性，倉促上陣的編研人員重負之下無暇鉆研檔案編研理論，也無暇進行需求調查，工作不能有的放矢。這樣編研出來的成果大多是一些原始材料的簡單匯總，信息含量低，針對性、實用性不強，利用率不高，即使印發到一些職能部門也被束之高閣，從而給檔案工作帶來負面的影響。
3.檔案編研起點低，編研成果難上水平
檔案不僅要“編”，而且要“研”，編和研是既獨立又聯系的辯證統一體。“研”有調研和研究兩層含義，它是編研的基礎和前提，并貫穿于編研的全過程，能使編研進一步深化;而編又是研的目的和結果，不能只編不研，或只研不編，只有二者有機結合、同步發展，才能創造出高質量的編研成果。目前，有不少高校的編研工作還處于初級階段，只編不研或編多研少的現象較為突出，雖然編研的種類不少、數量較多，但在質量上缺乏一定的深度，學術性不強，大多局限在一次文獻、二次文獻的編研，不次文獻的編研寥寥無幾，與高校其他學科的水平和成果相比，存在明顯差距。
4.檔案編研囿于思維定勢，缺乏工作預見性、前瞻性
高校的檔案館藏反映了學校成長和發展的每一點足跡，其豐富的信息資源為當今高校教學、科研、管理提供決策、參考作用的價值不可低估。但檔案工作人員傳統的“坐等上門”、不與外界廣泛聯系溝通的現狀仍然存在，用戶與檔案工作人員之間只有“你來”，沒有“我往”，極具價值的檔案資源“養在深閨無人曉”。因此，必須加強檔案工作的預見性、前瞻性，這是高等教育改革與發展對檔案管理提出的新要求。檔案工作人員只有深人到職能部門去調查了解他們究竟“需要什么”，編研才能出“精品”、受歡迎。
二、高校檔案編研的基本理念
上述種種現象表明，目前高校檔案的編研工作并沒有引起高校管理部門和檔案館的高度重視。為此，很有必要對高校檔案編研的基本理念進行研究分析。
筆者認為，高校檔案編研工作的最終目標是，應用檔案業務知識，對收集整理的檔案資料進行科學編研，使之成為更加系統、完善、精煉、有用的檔案資料，為利用者提供方便，為高校管理機構提供決策依據。這表明，它是一項具有創造性，預見性、前瞻性的業務活動。因此，高校檔案編研的基本理念就必須以市場需求為導向，以社會效益為中心，以高校可持續發展為服務宗旨，深人研究高校管理部門及院系和社會各界對檔案的要求，高校管理部門、各院系、檔案館等部門都要高度重視檔案編研工作，檔案館職員要從針對性、實用性、科學性這些角度來開展高校檔案編研工作。比如，目前有些高校有關科研方面的檔案，只是停留在歷年資料的簡單匯集上，對這方面資料的分析還是個空白。再如，有些高校在學生招生人數方面、高校的教學設備方面、高校師資方面等等，也只是進行一些簡單的數據，至于這些方面的比例關系并沒有進行認真的編研，等等。類似這些問題的分析、研究工作目前在許多高校還是個空白。從2002年我省開展的本科教學評估中，評估專家在許多高校都發現了許多類似于上述的問題。這就不能不引起我們的注意和足夠的重視。所有上述問題、筆者認為，關鍵是沒有樹立正確的檔案編研的基本理念，檔案管理仍然停留在傳統意義的簡單和整理這個層面上。因此，一方面必須從思想上給予足夠的重視，明確當前高校檔案編研的重要性和必要性，樹立正確的檔案編研的基本理念。另一方面必須加強高校檔案從業人員的業務素質的培訓，以提高檔案編研的水平。三、加強高校檔案編研工作的主要對策
高校檔案編研工作若要全面開展起來，產生社會效益，就要調動全校各院、系的積極性，把院系的兼職檔案員與專職人員組成一支編研隊伍，報課題、立項目，與學校的教學、科研、管理緊密地結合起來，使之成為一項具有創造性，、預見性和前瞻性的系統工程。為此檔案從業人員必須掌握和深人領會檔案編研的基本思想，全面應用管理學、統計學、信息科學、網絡、教育學等學科的綜合知識，圍繞針對性、實用性和科學性，開發和利用檔案信息資源。
1.強化檔案編研思想
傳統高校檔案管理思想已經不適應當代高校發展的要求，不利于高校適應社會主義市場經濟建設，也不利于促進高校檔案研究工作的開展。檔案編研的理論研究是沒有止境的，但是，如果沒有檔案編研的開創性研究，檔案編研工作只能停留在口頭上。思想是行動的指南，只要從思想上強化檔案編研，才能加強檔案的編研工作，開創高校檔案編研的新局面。高校檔案館館長尤其要率先強化檔案編研工作思想，才能組織力量，開展檔案的編研工作。檔案編研工作是一項專業性勝極強的活動，學校在安排檔案館館長人選上一定要選專業對口的人才，這樣，才有利于組成一支專兼結合的編研隊伍，深人開展編研工作。
2.專職檔案員要主動與各部門接觸，了解各部門對檔案的需求
當前，大多數高校檔案工作思路是兼職檔案員每個學期期末把本部門相關檔案材料移交給檔案館，然后專職檔案員再進行一些整理和。筆者認為，這種工作思路不適應現代高校發展要求，檔案館的職能和作用沒有得到充分發揮，而且，檔案編研是以市場需求為導向，檔案編研成果要具有針對性、實用性和科學性，才能滿足高校和社會的需求。因此，專職檔案員必須加強與校各部門的聯系，加強交流，了解他們對檔案資料的實際要求，做到有的放矢。
3.專職檔案員要主動與檔案查閱人進行交談
這是獲得檔案市場需求和社會需求第一手資料的重要途徑。因為，檔案查閱人是檔案需求市場的主體，通過與他們親切交談，可以更加深人了解高校和社會各界對檔案需求情況，從而有助于明確檔案編研的方向，使檔案編研成果更加具有實用性，其利用率必然會得到提高，檔案工作的作用將更加充分地得到發揮。
4.加強與其他高校專職檔案員的交流
高校的發展雖然各具特色，但是，在檔案工作方面，存在著較大的相似性，各高校專職檔案員相互交流有助于彼此共同進步。交流的形式可以是多方面的，如參加會議、書信往來、電子郵件，電話交談，等等。這既可以促進彼此的友誼，又可以促進彼此的業務水平的提高。
5.專職檔案員要加強學習，提高自身素質，深入研究、開發對學校、對社會、經濟、科技發展有價值的專題檔案
在這項工作中，專職檔案員要具有奉獻精神，責任心要強，工作熱情要高，鉆研勁頭要足，要充分發揮自已各方面的潛能，認真對待。
6.要經常召開研討會，商討檔案編研工作，主動將工作思路向主管檔案工作的校領導匯報
一方面檔案編研工作要有正確的方針指導，有校領導的支持和理解。另一方面要發揮檔案編研成果在校各類決策當中的指導作用，為學校的發展發揮更大的作用。
7.加強檔案網絡化建設
檔案網絡化是檔案工作現代化管理發展的必然趨勢，是檔案編研的主要手段，也是檔案編研成果傳播的重要渠道。檔案部門應從人才、設備兩方面加強檔案網絡化建設。但是，網絡安全以及檔案的法律效力問題，是高校檔案網絡化建設面臨的最棘手的問題，在現實工作中必須引起注意，并應采取措施加以解決。
8.加強高校檔案評估和年檢工作，以評促建，以檢促改
高校檔案評估與年檢對檔案工作的縱深發展起著促進作用，是高校檔案工作不斷完善和發展的重要途徑，要發揮“以評促建，以檢促改”的良好效果。當前，在評估與年檢工作中，應本著實用、科學、系統、多樣化的原則，按照準、快、全、穩的要求，客觀地評估和檢查高校檔案編研資料，以促進高校檔案編研工作順利發展。
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