入職時人事檔案如何辦理

入職時人事檔案如何辦理

　　檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。以下是小編為大家整理的入職時人事檔案如何辦理，希望對大家有所幫助！

　　一、入職時人事檔案如何辦理

　　員工檔案的建立應以紙質檔案為主。員工檔案的建立應該自員工應聘起始，員工辦理入職手續時正式建立。各企業可以根據自己的公司人員情況選擇按部門建檔和按人員分別建檔的方式建立員工檔案。

　　員工檔案中必須具備的內容有員工應聘入職登記表(資料必須填寫完備，有明確的聯系方式、家庭住址、緊急聯系人、身份信息與員工提供相關資料必須一致)、員工身份證復印件、崗位必須的執業資格復印件、原單位離職證明等信息、健康證明(體檢報告)等、經公司及員工簽字確認的員工入職定薪調薪表、勞動合同等;公司可按要求要求員工提供學歷證明、職稱證明等其它資料。

　　實際操作中，建議為員工單獨建檔，為方便管理可按部門分類保管，一方面按部門分類管理，便于資料的查詢;為員工單獨建檔有利于隨著員工在企業中不斷成長，在調薪、升職、調崗等資料不斷增加的情況下員工檔案的方便管理和保存。

　　紙質資料的保存，更多體現的是原始資料的管理，是員工在企業中工作的原始證明資料，所以必須何以、妥善保存，不允許任何性質的損壞和修改。同時，作為員工私人信息，企業必須注重信息保密工作，不得將相關資料借閱給任何非相關人員閱覽。

　　二、相關法規

　　用人單位招用勞動者時，應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況;用人單位有權了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況，勞動者應當如實說明。

　　用人單位招用勞動者，不得扣押勞動者的居民身份證和其他證件，不得要求勞動者提供擔保或者以其他名義向勞動者收取財如實物。

　　用人單位違反本法規定，扣押勞動者居民身份證等證件的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并依照有關法律規定給予處罰。如果勞動者在工作過程中被侵權，可以依靠法律手段維護自己合法權益。

　　用人單位違反本法規定，以擔保或者其他名義向勞動者收取財物的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并以每人五百元以上二千元以下的標準處以罰款;給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。

　　用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應當承擔連帶賠償責任。

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